Bật Mí Kinh Nghiệm Quản Lý Đơn Hàng Hiệu Quả Cho Chủ Shop

Quản lý đơn hàng là một trong những phần quan trọng nhất của quá trình kinh doanh, và có một số kinh nghiệm cần phải được nắm rõ để giúp việc quản lý đơn hàng trở nên hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các kinh nghiệm quản lý đơn hàng và cách áp dụng chúng vào doanh nghiệp của bạn.

Quản lý đơn hàng là gì? 

Quản lý đơn hàng được hiểu là một quy trình bắt đầu từ khi tạo đơn, đẩy đơn vận chuyển, hoàn thành đơn hàng. Trong nhiều mô hình kinh doanh, quá trình này có thể kéo dài đến giai đoạn giải quyết vấn đề trả hàng của khách hàng. 

Quản lý đơn không đơn giản chỉ là giai đoạn cuối cùng của quy trình bán hàng. Việc quản lý hiệu quả có nghĩa là người kinh doanh phải cân đối giữa nhiều yếu tố để đảm bảo quá trình kinh doanh không bị ảnh hưởng trực tiếp. Bởi trên thực tế, việc tạo đơn hàng mới cần dựa trên tồn kho thực tế, khả năng bán cũng như các yếu tố vận chuyển liên quan.

Quy trình quản lý đơn hàng hoàn chỉnh

Một quy trình quản lý đơn hàng hoàn chỉnh sẽ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra số hàng tồn của sản phẩm trước khi xác định đơn hàng

Khi nhận được đơn đặt hàng trực tuyến từ khách mua hàng, nhân viên cần thực hiện thao tác kiểm tra xem sản phẩm đó còn hay hết, số lượng còn là bao nhiêu, kiểm tra lại kích cỡ, màu sắc, tính năng và có được áp dụng cùng chương trình khuyến mại hay không… mà khách hàng yêu cầu trước khi xác nhận thông tin với người mua hàng.

Bước 2: Xác nhận thông tin từ phía khách hàng

Sau khi kiểm tra tình trạng hàng hóa, nếu sản phẩm khách đặt còn hàng, nhân viên bán hàng hoặc chủ cửa hàng xác nhận lại đầy đủ thông tin với khách đặt hàng.

Những thông tin cơ bản này bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, thời gian giao nhận, sản phẩm đặt mua, số lượng, số tiền cần thanh toán,…

Ngoài ra, nếu chủ cửa hàng kỹ tính, các nhân viên bán hàng sẽ phải nhắc lại 2 lần mỗi thông tin với khách hàng để chắc chắn thông tin thu cửa hàng nhận được là chính xác.

Bước 3: Lên lịch trình giao hàng với đối tác giao hàng

Làm việc với đối tác giao hàng là khâu quan trọng nhất khi quản lý đơn hàng online. Người kinh doanh cần nắm rõ các thông tin như thời gian đối tác nhận hàng là khi nào, thời gian giao đi là bao lâu, dịch vụ giao nhanh hay giao thường, và phí giao hàng,…

Bước 4: Xác nhận khách hàng đã nhận hàng thành công

Những rủi ro có thể xảy ra như khách đã thanh toán nhưng chưa nhận được hàng, hàng hóa bị tráo đổi, giao không đúng hẹn khiến khách bực mình không mua hàng nữa,… Tất cả những rủi ro đó đều có thể ảnh hưởng đến doanh thu cửa hàng bạn.

Kinh nghiệm quản lý đơn hàng cho chủ Shop

Quản lý đơn hàng đối với các doanh nghiệp là một vấn đề cần lưu tâm vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cũng như danh tiếng và uy tín doanh nghiệp. Đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, hiệu quả kinh doanh mà còn là hệ thống quản lý của toàn bộ cửa hàng. Để quản lý đơn hàng hiệu quả, chủ shop cần phải quan tâm đến một số vấn đề sau:

Đào tạo nhân viên nắm rõ quy trình quản lý đơn hàng

Con người là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự hiệu quả của bất kỳ một tổ chức hay quy trình nào. Ngay cả trong quá trình tưởng chừng khá đơn giản như kiểm soát đơn hàng, thì yếu tố con người cũng cực kỳ quan trọng.

Những thao tác từ khâu tiếp nhận đơn hàng, điều chỉnh thông tin đơn hàng, xác nhận lại thông tin với khách hàng, chuyển thông tin đơn hàng cho kho để xuất hàng… tất cả mọi thứ đều do nhân viên của chính của hàng bạn xử lý.

Hãy nghiên cứu và lập một quy trình thao tác rõ ràng để nhân viên của bạn không bị sai sót khi xử lý đơn hàng. Việc này giúp bạn bảo đảm các đơn hàng đều được xử lý và không bị bỏ sót.

Quản lý tồn kho

Tồn kho được xem là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Bởi nói một cách dễ hiểu, tồn kho sẽ quyết định khả năng bán hàng hay tạo đơn của bạn.

Sai lệch tồn kho sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh của bạn. Đây là vấn đề thường xuyên xảy ra tại nhiều cửa hàng bởi việc cân đối kho giữa kinh doanh tại cửa hàng và online chưa thực sự được quản lý chặt chẽ và đồng bộ. 

Vì vậy, việc kiểm hàng thường xuyên và quản lý chính xác bằng một hệ thống quản lý tồn kho thông minh là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình lệch kho không còn xảy ra. Đồng thời có thể đồng bộ tồn kho giữa các kênh bán hàng khác nhau, tránh tình trạng hết hàng mà không biết. 

Quản lý thông tin khách hàng chính xác

Đúng vậy, với mỗi một đơn hàng thì đều cần có thông tin khách hàng đã mua kèm theo để giao hàng chính xác. Chính vì vậy, nhân viên hoặc chính chủ doanh nghiệp đều phải nắm rõ thông tin khách hàng để tránh các sai sót.

Bạn có thể tìm hiểu các phần mềm công nghệ để quản lý toàn bộ thông tin khách hàng tốt hơn, những phần mềm hiện đại hầu hết đều tích hợp các trình quản lý, phân cấp và lưu trữ dữ liệu khách hàng, từ đó giúp doanh nghiệp xử lý các tác vụ với khách hàng, xử lý đơn hàng hiệu quả hơn.

Phân loại đơn hàng

Để quản lý hiệu quả, việc phân loại tình trạng đơn hàng là vô cùng quan trọng để đảm bảo tiến độ xử lý đơn hàng. Khách hàng sẽ không chấp nhận bất kỳ lý do gì cho sự chậm trễ của bạn. Vì vậy, phân loại đơn hàng để đảm bảo quy trình đẩy đơn và vận chuyển tới khách hàng là yếu tố buộc phải có trong quy trình quản lý đơn hàng của mỗi cửa hàng.

Quản lý vận chuyển

Sau khi xác nhận đơn hàng, người bán bắt đầu quá trình đóng gói và giao cho đối tác vận chuyển tiếp nhận. Người bán cần xác nhận rõ các thông tin cần thiết như thời gian giao và khách hàng có thể nhận hàng vào ngày nào. Cùng với đó, người bán cũng cần theo dõi tình trạng đơn hàng để đảm bảo không bị lạc đơn hay quá thời gian giao hàng cho khách.

Giải quyết trả hàng

Trong nhiều trường hợp, khách hàng sẽ từ chối nhận hàng, trả lại hàng với các lý do như: Hàng không đúng mẫu, hàng hỏng/ lỗi,... Trong trường hợp này, chủ kinh doanh cần quản lý quá trình đổi/ trả hàng rõ ràng để xử lý các vấn đề một cách dễ dàng hơn. 

Có thể bạn quan tâm: 5 lỗi sai nghiêm trọng trong quản lý đơn hàng.

Sử dụng nền tảng giúp quản lý và xử lý đơn hàng hiệu quả

Cùng với sự phát triển của công nghệ, các hệ thống quản lý thông minh với phần mềm quản lý bán hàng đang dần nhận được sự ủng hộ của các chủ kinh doanh thay vì các phương pháp thủ công tốn nhiều thời gian, công sức. Tại sao lại chọn những phần mềm này để thực hiện công việc quản lý đơn:

• Hệ thống lưu trữ thông tin đơn tự động, chính xác
• Tiết kiệm thời gian xử lý
• Dễ dàng đo lường, thống kê doanh số theo đơn hàng

Bạn sẽ nắm rõ tình trạng xử lý đơn hàng của mình hiệu quả hơn bao giờ hết. Theo dõi thông tin đơn hàng, lên kế hoạch thực hiện đóng gói và giao hàng cũng như đảm bảo tiến độ của đơn hàng đến tay khách hàng, thao tác quản lý đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn. Tối ưu quy trình bán hàng, tăng doanh thu vượt trội.

>>> Quản lý đơn hàng bằng phần mềm quản lý bán hàng Salekit sẽ giúp bạn tiết kiệm đến 80% thời gian và công sức, tăng gấp 2 tốc độ xử lý đơn hàng.

Bài viết trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn đọc những kinh nghiệm quản lý đơn hàng hiệu quả cho chủ Shop hiện nay. Hy vọng những thông tin này sẽ hỗ trợ công việc kinh doanh cũng như quản lý đơn hàng của bạn một cách hiệu quả nhất.

 Salekit phần mềm quản lý bán hàng miễn phí Chúc các bạn kinh doanh thành công!