5 lỗi sai nghiêm trọng trong quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng là một phần không thể thiếu trong một doanh nghiệp bán lẻ hoặc sản xuất. Tuy nhiên, nó cũng là một trong những lĩnh vực có thể dễ dàng gây ra nhiều lỗi sai nếu không được quản lý chặt chẽ. Những lỗi sai trong quản lý đơn hàng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như mất tiền bạc, mất uy tín và mất khách hàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về những lỗi sai trong quản lý đơn hàng và cách tránh chúng.

Khái niệm quản lý đơn hàng trong kinh doanh

Trong chuỗi cung ứng, quản lý đơn hàng là quá trình duyệt thông tin của khách hàng từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối nhằm mục đích phục vụ cho nhà cung cấp và nhà sản xuất. Quá trình này cũng đồng thời duyệt thông tin về ngày giao hàng, sản phẩm thay thế và những đơn hàng thực hiện trước đó của khách hàng. Quá trình này dựa vào điện thọai và các chứng từ có liên quan như đơn hàng, đơn hàng thay đổi, bảng báo giá, hóa đơn bán hàng.

Chuỗi cung ứng ngày càng trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Các công ty bây giờ luôn giải quyết các vấn đề chọn lựa, xếp hạng cùng lúc nhiều nhà cung cấp, thuê các nhà cung cấp bên ngoài và những đối tác phân phối. Tính phức tạp này cũng làm thay đổi cách phản ứng với những sản phẩm được bán ra, gia tăng kỳ vọng phục vụ khách hàng và thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng nhu cầu ở thị trường mới.

5 lỗi sai phổ biến trong khâu quản lý đơn hàng 

Hiện nay ở các cửa hàng, quy trình quản lý đơn hàng vẫn còn tồn tại khá nhiều vấn đề. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến công việc kinh doanh mà còn tác động xấu đến khách hàng. 5 sai lầm phổ biến nhất trong quản lý đơn hàng sau sẽ giúp các chủ cửa hàng có thể tránh được những tình huống xấu trong kinh doanh hàng ngày.

1. Không lọc kĩ đơn hàng

Một cửa hàng nếu việc kinh doanh ngày càng phát triển đồng nghĩa với việc sẽ nhận được nhiều đơn đặt hàng hơn. Bạn sẽ phải xử lý rất nhiều đơn hàng với mức độ khó khăn và phức tạp lớn hơn. Nếu không lọc kĩ đơn hàng, việc đóng gói và giao hàng sẽ trở nên rất khó khăn, từ đó có thể khiến khách hàng không hài lòng đối với cửa hàng.

Vì vậy, nhân viên quản lý đơn hàng cần phải tiến hành sàng lọc các đơn theo những đầu mục như đơn chuyển phát nhanh, đơn đã thanh toán hay lọc theo mức độ ưu tiên của đơn hàng. Điều này sẽ giúp đáp ứng được nhu cầu của nhiều khách hàng cùng một lúc mà không bỏ sót bất cứ đơn đặt hàng nào.

2. Không quản lý sát sao lượng hàng tồn kho

Đây là một sai lầm khá phổ biến ở các cửa hàng. Số lượng hàng tồn kho có vai trò quyết định đơn hàng có được thực hiện theo đúng tiến độ hay không. Nếu không theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác, bạn sẽ rất khó để biết liệu lượng hàng còn lại có đủ đáp ứng cho những đơn hàng trong thời gian này hay không. Nếu gặp tình trạng thiếu hàng thì sẽ không thể giao hàng đúng thời gian cho khách hàng, từ đó dẫn đến nhiều hậu quả xấu cho cửa hàng.

3. Bỏ qua bước gắn mã theo dõi

Khi thực hiện giao hàng, đã có khá nhiều trường hợp đơn hàng bị thất lạc không rõ lý do. Tình trạng này xảy ra do nhiều cửa hàng bỏ qua bước gắn mã theo dõi, từ đó không nắm được tình hình thực hiện đơn hàng sau khi giao hàng đi.

Chủ cửa hàng có thể sử dụng mã theo dõi để kiểm tra đơn hàng của mình mà không cần liên hệ với đối tác giao nhận. Điều này không chỉ giúp chủ cửa hàng chủ động hơn trong việc quản lý mà còn giúp tránh nhiều trường hợp xấu xảy ra khi giao hàng.

Có thể bạn quan tâm: Đồng bộ đơn hàng từ các nguồn về Salekit.

4. Không áp dụng quy tắc "nhập trước - xuất trước"

“Nhập trước -  xuất trước” là một quy tắc bắt buộc khi ghi nhận thông tin về các đơn hàng. Tuy nhiên ở một số cửa hàng nhỏ chưa có hệ thống quản lý chuyên nghiệp, đôi khi việc bỏ sót các đơn đặt hàng cũ vẫn có thể xảy ra.
Sai lầm này có thể gây ra bởi kỹ thuật khi nhập liệu hoặc cũng có thể do nhân viên không thể kiểm soát một số lượng lớn đơn hàng. Chỉ một sai sót nhỏ như thế nhưng cũng có thể gây ra ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quy trình quản lý, khiến công việc kinh doanh của cửa hàng bị ảnh hưởng.

5. Quy trình quản lý đơn hàng chưa được tự động hóa

Nguyên nhân chính cho những sai lầm phổ biến của chủ cửa hàng khi quản lý đơn hàng đó là chưa có một hệ thống quản lý được tự động hóa. Quy trình quản lý đơn hàng thủ công đã không còn đưa đến sự tối ưu và hiệu quả khi số lượng đơn hàng cũng như mức độ phức tạp ngày càng gia tăng.

Do đó, các phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí đang được rất nhiều chủ cửa hàng sử dụng và đưa đến nhiều lợi ích thiết thực.

Các phần mềm sẽ hỗ trợ trong việc quản lý thông tin với các đơn hàng được sắp xếp theo từng danh mục, nhóm hàng hay tình trạng thực hiện cụ thể. Các đơn hàng cũng được cập nhật trên hệ thống với đầy đủ thông tin như mã đặt hàng, thời gian, giá trị đơn hàng,…giúp chủ cửa hàng nắm rõ trạng thái của đơn hàng cũng như doanh số thu về. Với công cụ này, bạn sẽ có thể quản lý đơn hàng online nhanh chóng và chính xác nhất, giúp công việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Nguyên tắc quản lý đơn hàng trong phân phối

1. Nhập dữ liệu cho một đơn hàng: nhập một và chỉ một lần

Sao chép dữ liệu bằng các thiết bị điện tử có liên quan đến nguồn dữ liệu nếu có thể, và tránh nhập lại dữ liệu bằng tay vì dữ liệu này cần chuẩn xác để lưu thông suốt chuỗi cung ứng. Thông thường, cách hữu ích nhất là để khách hàng tự nhập các đơn hàng vào hệ thống của công ty, sau đó hệ thống này sẽ truyền dữ liệu đến các hệ thống khác có liên quan của các đối tượng tham gia vào chuỗi cung ứng như nhân viên quản lý kho hàng, nhà cung ứng,…

2. Tự động hóa trong xử lý đơn hàng

Thực tế cho thấy, quá trình quản lý đơn hàng hàng ngày tại doanh nghiệp cần được tự động hóa để trở nên tối ưu nhưng vẫn phải đảm bảo tính linh hoạt để đối phó với các trường hợp xảy ra lỗi đơn hàng, tránh chồng chéo chức năng và trách nhiệm giữa các bộ phận có vai trò tiếp thị và bán hàng khi xử lý sự cố bất ngờ.

Quá trình xử lý bằng tay nên được tối thiểu hóa. Bên cạnh đó hệ thống phải có khả năng gửi dữ liệu cần thiết cho những người ở những bộ phận thích hợp do việc xử lý trường hợp ngoại lệ (lỗi đơn hàng, khách hàng hủy đơn đặt hàng…) sẽ yêu cầu xác định những đơn hàng có vấn đề để giúp những người có liên quan cùng tham gia để giải quyết.

Có thể bạn quan tâm: Cách tính phần trăm giảm giá nhanh chóng, chính xác nhất hiện nay.

3. Đơn hàng luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ khách hàng

Hãy để khách hàng theo dõi đơn hàng trong suốt giai đoạn từ đặt đơn hàng cho đến khi sản phẩm được chuyển đến cho họ. Sẽ rất tốt nếu doanh nghiệp có thể giúp khách hàng theo dõi tình trạnh giao hàng của chính món hàng mình đã đặt mà không cần mất nhiều công sức mò mẫn trên các công cụ phức tạp khác nhau.

Ngoài ra, các bên liên quan như doanh nghiệp và nhà cung ứng cũng là những bên cần sát sau với thông tin về tình trạng đơn hàng này. Khi một đơn hàng gặp vấn đề thì doanh nghiệp có thể lấy thông tin đơn hàng đó để làm việc trực tiếp với các nhà cung ứng liên quan.

4. Tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống liên quan khác để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu

Hệ thống tiếp nhận đơn đặt hàng phải có dữ liệu mô tả về sản phẩm, giá cả và các đợt giảm giá (Ví dụ như trên Website) để hỗ trợ khách hàng ra quyết định lựa chọn phù hợp. Hệ thống này cần đảm bảo các thông tin trên về sản phẩm được tích hợp và đồng nhất với các hệ thống đặt hàng, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật và kiểm soát được dữ liệu đặt hàng trong hệ thống, doanh thu, thông tin trạng thái tồn kho, kế hoạch phân phối,… Khi khách hàng tiến hành đặt hàng, dữ liệu này phải được tự động cập nhật vào hệ thống kịp thời và chính xác.

Xem thêm: Bật mí kinh nghiệm quản lý đơn hàng hiệu quả cho chủ Shop.

Tóm lại, việc tránh những lỗi sai trong quản lý đơn hàng là điều cần đáng quan tâm, vì khi quản lý đơn hàng tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích: Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt và kiểm soát tất cả đơn hàng (bao gồm online và offline), theo dõi trạng thái hoặc chỉnh sửa thông tin đơn hàng nhanh chóng, chính xác. Việc tìm kiếm, theo dõi quá trình đóng gói, xuất đơn hàng cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều.