Đồng bộ file Excel quản lý đơn đặt hàng chuyên nghiệp, hiệu quả

Sử dụng file Excel quản lý đơn đặt hàng là phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Không chỉ đơn giản và tiện dụng, phương pháp này còn mang lại hiệu quả và tính chính xác tương đối cao. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách quản lý đơn hàng trên file Excel để tối ưu thời gian và chi phí. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu tới người đọc cách tạo file Excel cũng như cách quản lý và đồng bộ các file này sao cho chuyên nghiệp. 

Quản lý đơn hàng bằng Excel là gì? 

Khi chưa xuất hiện Excel, phần lớn những người kinh doanh buôn bán phải ghi chép và lưu trữ thông tin bằng tay. Phương pháp này mất khá nhiều thời gian, chưa kể có cả tình trạng nhầm lẫn, sai sót thông tin. Excel ra đời và trở thành công cụ bảng tính được ưa chuộng trên thế giới, giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề lo ngại trên. 

Ưu điểm của file Excel quản lý đơn hàng

File Excel quản lý đơn đặt hàng mang đến nhiều ưu điểm vượt trội như:

+ Tìm kiếm thông tin đơn hàng và khách hàng nhanh chóng

Thông tin đơn hàng hay khách hàng trong file Excel thường được sắp xếp một cách rõ ràng, khoa học theo những tiêu chí khác nhau. Nhờ vào đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm ra thông tin cần tra cứu mà không cần mất thời gian dò từng từ.

Mặt khác, việc tìm kiếm thông tin đơn hàng cũng trở nên nhanh chóng hơn hơn bằng tổ hợp phím mà Excel cung cấp. Đây cũng là điểm mạnh nổi bật của file Excel quản lý đơn đặt hàng so với việc quản lý thủ công bằng sổ sách. 

+ Tính toán nhanh chóng số liệu trong các file báo cáo

Khi phải tính toán số lượng lớn đơn hàng, nếu thực hiện theo phương pháp thủ công thì sẽ mất rất nhiều chi phí cũng như thời gian. Với Excel, doanh nghiệp có thể sử dụng một số hàm tính có công thức để xử lý tốt các dữ liệu này. 

Điển hình như công ty có thể làm báo cáo doanh số bán hàng của tất cả các đơn đặt hàng bằng thao tác đặt hàm tính tổng ở cột “đơn đặt hàng”. Chỉ chưa đầy 3s, chủ doanh nghiệp đã có ngay con số cụ thể để đánh giá doanh thu và lợi nhuận từng ngày. 

+ Dễ dàng thống kê dữ liệu

Bảng Excel được chia theo các hàng và các cột vô cùng rõ ràng, tùy chỉnh ẩn/hiện cột theo yêu cầu của người dùng. Dữ liệu được hiển thị trực quan giúp cho việc theo dõi, lưu trữ và quản lý đơn hàng bằng file Excel trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết. 

+ Hoàn toàn miễn phí

Excel thường là công cụ được cài đặt sẵn ở các thiết PC nào. Do đó, người làm có thể tìm cách quản lý đơn hàng bằng Excel mà hoàn toàn không mất phí. 

Nhược điểm của file Excel quản lý đơn đặt hàng 

Bất cứ công cụ nào cũng sở hữu cả ưu điểm và nhược điểm, đối với Excel cũng không ngoại lệ. Bên cạnh những lợi ích vượt trội trên thì file Excel quản lý đơn hàng sẽ có một vài nhược điểm, hạn chế như sau: 

+ Chỉ sử dụng được trong những doanh nghiệp nhỏ

Những doanh nghiệp nhỏ kinh doanh số lượng đơn hàng ít và quy mô nhỏ hơn. Chúng có các trường thông tin đơn giản nên file Excel dễ dàng quản lý. Tuy nhiên, những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn có khả năng sẽ gặp khó khăn nhất định khi triển khai quản lý đơn đặt hàng trên Excel. 

+ Đòi hỏi các hàm tính phải có độ chính xác cao

Các hàm tính trong file Excel quản lý đơn hàng dù thuận tiện nhưng bắt buộc phải thiết lập đúng mới có thể đem lại kết quả chính xác. Để làm được điều này, người thao tác file Excel sẽ cần có kiến thức cơ bản về Excel để tránh sai lệch dữ liệu. 

+ Tính bảo mật thấp

Khi sử dụng file Excel quản lý đơn đặt hàng, doanh nghiệp có thể phải chịu một số rủi ro liên quan đến vấn đề bảo mật dữ liệu. Bởi khi lưu tệp trên PC, nhiều trường hợp bị mất dữ liệu hoặc bị nhiễm virus…., gây ra nhiều rắc rối cho doanh nghiệp.

+ Không sử dụng online: 

Khác với Google Sheet, Excel bắt buộc người dùng phải lưu lại từng phiên bản khác nhau (nếu có chỉnh sửa) chứ không có tính năng lưu hàng tự động. Nếu như bất cẩn và quên lưu lại, doanh nghiệp có khả năng sẽ phải thực hiện lại. 

Quản lý đơn hàng bằng Excel 

Doanh nghiệp nào nên sử dụng file Excel quản lý đơn đặt hàng? 

Tùy vào nhu cầu,  ý muốn, số lượng hàng hóa cũng như chi phí mà doanh nghiệp có thể bỏ ra để chọn ra hình thức quản lý đơn đặt hàng phù hợp cho công ty. Hình thức quản lý đơn hàng theo file Excel gần như là có thể ứng dụng cho mọi ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, tốt nhất hình thức này chỉ nên áp dụng trong các cửa hàng nhỏ lẻ, số lượng hàng hóa cũng như số lượng đơn hàng ít, các trường thông tin cơ bản. 

Cách tạo file Excel quản lý đặt hàng mới nhất 2023

Một số mẫu file Excel quản lý đơn hàng mà doanh nghiệp có thể tham khảo dưới đây:

File Excel quản lý đơn đặt hàng 

Mẫu file Excel quản lý đơn đặt hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng đơn hàng theo từng ngày, tránh tình trạng nhầm lẫn, bỏ sót. Dựa vào file này, bạn có thể theo dõi được tỷ lệ chốt đơn hàng, từ đó điều chỉnh kế hoạch marketing cho phù hợp. 

Ngoài ra, quản lý đơn đặt hàng theo từng ngày cũng giúp chủ doanh nghiệp đánh giá được mặt hàng nào đang là xu thế, mặt hàng nào có lượng tiêu thụ ít hơn. Điều này sẽ chi phối tới các quyết định nhập hàng và các chiến dịch tiếp thị của công ty.

Mẫu file Excel quản lý đơn đặt hàng thường bao gồm những nội dung như: 

+ Thời gian khách hàng đặt hàng (ngày/tháng/năm);

+ Tên khách hàng;

+ Số điện thoại của khách;

+ Địa chỉ của khách hàng;

+ Tên sản phẩm mà khách mua;

+ Số lượng mua;

+ Số tiền cần thu;

+ Ghi chú dành cho đơn hàng (nếu có);

+ Tên của nhân viên bán hàng (nếu có)...

File Excel quản lý trạng thái đơn hàng 

Quản lý trạng thái đơn hàng là công việc quan trọng giúp công ty theo dõi toàn bộ quy trình vận đơn, ví dụ như: tình trạng xác nhận đơn hàng, quá trình vận chuyển/giao hàng, quá trình thanh toán, các vấn đề của đơn hàng từ phía người nhận,...

Nhờ vào việc lập file Excel quản lý trạng thái đơn hàng, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa và lịch sử vận chuyển, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng an toàn. Hoặc nếu xảy ra tình huống phát sinh, hàng hóa không được giao đúng hẹn, doanh nghiệp cũng có cơ sở để phản hồi và giải quyết giúp khách hàng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như nâng cao mức độ hài lòng của người mua. 

Một file Excel quản lý trạng thái của đơn hàng sẽ có các thành phần phần như:

+ Tên các sản phẩm mà khách hàng đã đặt;

+ Mã vận đơn của sản phẩm;

+ Đơn vị tính, giá tiền;

+ Tình trạng đơn hàng;

+ Thời gian giao hàng;

+ Thông tin của khách hàng;

+ Thông tin người bán hàng( nếu có)...

Mẫu file Excel quản lý trạng thái đơn hàng

File Excel theo dõi tình trạng đơn hàng phát sinh 

Các thông tin đơn hàng cần được cập nhật liên tục trong file Excel giúp việc quản lý diễn ra dễ dàng hơn, đồng thời tránh thất lạc hoặc bỏ quên đơn hàng gây ảnh hưởng đến doanh thu. File theo dõi tình trạng đơn hàng phát sinh sẽ thường chứa các nội dung như:

+ Thời gian phát sinh đơn hàng (ngày/tháng/năm);

+ Trạng thái đơn hàng;

+ Thông tin cụ thể của khách hàng (tên/số điện thoại/địa chỉ);

+ Thông tin về mặt hàng đã đặt (tên sản phẩm/số lượng sản phẩm);

+ Số tiền khách hàng phải trả;

+ Thông tin đơn vị vận chuyển và giao hàng;

+...

File Excel thống kê, báo cáo đơn hàng 

Để quá trình quản lý đơn đặt hàng diễn ra có hệ thống, doanh nghiệp cũng đừng quên tạo lập một file Excel để thống kê và báo cáo đơn hàng định kỳ. Một file Excel báo cáo đơn hàng định kỳ sẽ có gồm một số thông tin như:

+ Ngày/tháng/năm tạo đơn hàng;

+ Số lượng đơn hàng;

+ Doanh số bán hàng;

+ Nhân viên phụ trách;

+ Doanh số mà từng nhân viên bán hàng đạt được;...

Doanh nghiệp có thể lập file theo dõi theo từng tháng hoặc từng quý, qua đó quản lý đơn hàng cũng như theo dõi tình hình doanh thu và lợi nhuận của cửa hàng. Ngoài ra, người làm kinh doanh cũng có thể thêm vào file các mô hình tròn hoặc biểu đồ cột để dễ dàng nắm bắt thông tin hơn. 

Bốn mẫu file Excel quản lý đơn đặt hàng kể trên chỉ mang tính chất tham khảo. Tùy theo nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà bạn có thể linh hoạt thay đổi, thêm hoặc bớt một số trường thông tin sao cho hợp lý nhất. 

Mẫu file Excel thống kê báo cáo đơn hàng

Công cụ hỗ trợ đồng bộ file Excel quản lý đơn đặt hàng 

Có thể thấy, việc sử dụng file Excel để quản lý đơn hàng là một phương pháp rất hữu ích và tiết kiệm, thế nhưng vẫn còn tồn tại một số điểm hạn chế nhất định. Trong thời đại công nghệ số, để tối ưu quá trình quản lý đơn hàng, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các phần mềm hiện đại, tiêu biểu là Salekit.com. 

Salekit nổi tiếng là một phần mềm bán hàng và quản lý đơn hàng chuyên nghiệp. Với Sakit, người dùng dễ dàng đồng bộ thông tin đơn hàng từ Excel về Salekit và từ Salekit về Excel. Mặt khác, phần mềm còn mang đến vô vàn các tính năng ưu việt giúp quản lý đơn hàng hiệu quả như:

+ Tự động cập nhật danh sách đơn hàng từ nhiều nền tảng: Facebook, Website, Cửa hàng, Sàn TMĐT;

+ Thống kế vận đơn, cập nhật trạng thái xử lý đơn đặt hàng;

+ Tự động gửi email cho khách hàng để thông báo trạng thái đơn hàng;

+ Tạo form tạo đơn, khi khách hàng điền form thì phần mềm sẽ tự động tạo đơn;

+ Phân chia đơn hàng cho nhân viên một cách tự động;

+ Kết nối với các đơn vị vận chuyển để nắm bắt tình trạng đơn hàng;...

Phần mềm quản lý đơn hàng chuyên nghiệp Salekit

Như vậy, bài viết đã đem đến một số mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng đơn giản mà doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng. Để quá trình quản lý đơn hàng diễn ra thuận tiện hơn, doanh nghiệp hãy thử tham khảo phần mềm Salekit.com - phần mềm quản lý bán hàng đồng bộ trên đa nền tảng. 

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Đơn Hàng Shopee: Hướng Dẫn Sử Dụng Hiệu Quả