Các mẹo để quản lý công nợ hiệu quả cho người mới khởi nghiệp
Đã kinh doanh thì khó tránh khỏi chuyện nợ nần, khách hàng nợ bạn, bạn nợ nhà cung cấp, mọi thứ giống một vòng lặp hệ quả ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền của cửa hàng bán lẻ. Chính vì vậy mà việc quản lý công nợ cực kỳ quan trọng, nếu không có một chính sách, quy trình quản lý công nợ và những quy định rõ ràng thì bạn sẽ sớm tiến đến bờ vực phá sản mà thôi. Quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình kinh doanh của cửa hàng cũng như quản lý dòng tiền dễ dàng hơn.
Quản lý công nợ là gì?
Là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi chúng ta bán dịch vụ hàng hóa hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh khi chúng ta mua hàng hóa, dịch vụ từ một công ty hay cá nhân khác để doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.
Có những hình thức công nợ nào trong kinh doanh?
Doanh nghiệp cần chú ý các loại công nợ sau:
Các khoản phải thu khách hàng: Các khoản phải thu khách hàng là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.
Các khoản phải trả người bán, nhà cung cấp: Đây là các khoản tiền liên quan đến vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ…phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đã mua từ người bán nhưng chưa thanh toán.
Các khoản phải thu, phải trả khác:
- Các khoản phải thu khác: phải thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như: giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng…đã được xử lý bồi thường.
- Các khoản phải trả khác: phải trả công nhân viên, phải nộp Nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như: giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân…
Các khoản tạm ứng: Là một khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt.
Yêu cầu về quản lý công nợ
1. Đối với công nợ phải thu
Cần hạch toán một cách chi tiết, rõ ràng đối với từng đối tượng, từng khoản nợ và từng lần thanh toán.
Tích cực theo dõi, kiểm tra và đôn đốc việc thu hồi nợ để tránh bị tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dưa, lâu ngày.
Để giải quyết các công nợ lâu ngày khó đòi, cần đảm bảo có đầy đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của Nhà nước như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ cùng với các bằng chứng xác thực về số nợ thất thu.
Cần xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khó có khả năng thu hồi được làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về các khoản nợ phải thu này.
Có thể bạn quan tâm: Hiểu về cách tính giá vốn hàng bán để không bị sai số liệu kinh doanh.
2. Đối với công nợ phải trả
Cần hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản phải trả.
Các khoản chiết khấu thanh toán giảm giá hàng hóa của người bán, người cung cấp phải ghi sổ kế toán tương ứng với từng khoản phải trả có liên quan.
Làm sao để quản lý công nợ hiệu quả?
Khi kinh doanh, để quản lý công nợ một cách hiệu quả nhất, các chủ cửa hàng ai cũng muốn:
- Thanh toán cho đối tác, nhà cung cấp càng chậm càng tốt - để tận dụng nguồn vốn.
- Thu hồi nhanh nhất các khoản nợ từ khách - giảm thời gian số tiền bị chiếm dụng.
1. Đối với các khoản phải thu
Xây dựng chính sách bán hàng rõ ràng: cần xây dựng ngay từ đầu cho từng cấp phân phối, cho từng đối tượng khách hàng.
Yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận: đảm bảo thực hiện thanh toán đúng thời hạn, nếu vi phạm sẽ có mức phạt đã được quy định trong thỏa thuận. Thêm vào đó, mọi giao dịch với khách hàng qua các kênh như email, thư, cuộc gọi… cũng cần phải lưu trữ lại dưới dạng tài liệu để đề phòng trường hợp tranh chấp, kiện tụng xảy ra.
Đánh giá và tìm cách cải thiện các quy trình liên quan đến hiệu quả khoản phải thu:
- Chuyển tiền: thực hiện bằng các phương thức sử dụng công nghệ hiện đại nhằm tiết kiệm thời gian chuyển tiền, tăng độ tiện lợi và an toàn hơn so với phương pháp thủ công truyền thống.
- Quản trị tín dụng của khách hàng: Xây dựng chính sách phù hợp, cập nhật thường xuyên tình hình sử dụng tín dụng của từng đối tượng.
- Thu hồi nợ: xây dựng chính sách chiết khấu, thanh toán hợp lí.
Thiết lập các chỉ số đo lương hiệu quả các khoản phải thu: giúp người quản lý doanh nghiệp có thể quan sát và phân tích được hiệu quả hoạt động của các khoản phải thu. Hiện nay, có ba chỉ số được các doanh nghiệp chú ý nhất, đó là: vòng quay các khoản phải thu, tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu, sắp xếp tuổi nợ các khoản phải thu.
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí: giúp quá trình quản lý nhanh gọn, tiện lợi và thông minh hơn nhiều. Từ đó, quản lý doanh nghiệp có thể đọc được báo cáo để nắm bắt được tình hình quản lý công nợ cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Đối với các khoản phải trả
Như đã nói ở trên, bạn càng được nhà cung cấp cho nợ trong thời gian dài, bạn càng có thêm vốn để quay vòng vốn.
Tuy nhiên, với những chủ cửa hàng nhỏ thường không được nhà cung cấp ưu đãi trả chậm, do vậy, nếu vừa phải trả nhà cung cấp tiền ngay, vừa cho khách hàng nợ nhiều thì bạn sẽ khó mà kinh doanh lâu dài.
- Quy trình quản lý công nợ phải trả hiệu quả đó là bạn phải thống nhất với nhà cung cấp về thời gian chốt hóa đơn thanh toán. Thông thường, ngày nhà cung cấp xuất hóa đơn cũng là ngày giao hàng .
- Trong tuần đầu tiên của tháng kế tiếp, bạn nên thống kê công nợ nhà cung cấp và gửi bảng xác nhận công nợ để đối chiếu số tiền cần thanh toán chính xác. Nếu bỏ qua bước đối chiếu này rất dễ dẫn tới phát sinh chênh lệch giữa 2 bên và xảy ra mâu thuẫn không đáng có. Nhiều cửa hàng quản lý công nợ rất hiệu quả mà chỉ mất ít phút thông qua phần mềm quản lý bán hàng là đã có thể thống kê chi tiết các khoản nợ thay vì phải lật từng trang giấy.
- Một số cửa hàng sau khi thanh toán còn gửi bản kê chi tiết khoản thanh toán cho từng hóa, ngày giao hàng để nhà cung cấp kiểm tra lại sau khi nhận được tiền.
Cách quản lý công nợ hiệu quả
Có rất nhiều cách quản lý công nợ cho doanh nghiệp có thể kể đến như quản lý công nợ bằng sổ sách, quản lý công nợ bằng excel và quản lý công nợ bằng phần mềm. Cùng tìm hiểu ưu – nhược điểm của từng cách quản lý công nợ này xem cách nào phù hợp với bạn nhé!
Có thể bạn quan tâm: Các cách quản lý dòng tiền mà một giám đốc bắt buộc phải nhớ.
1. Quản lý công nợ bằng sổ sách
Đây là cách quản lý công nợ rất cổ điển mà nhiều cửa hàng truyền thống đang áp dụng. Khi có khách hàng ghi nợ hoặc khi lấy hàng từ các nhà cung cấp, chủ shop sẽ ghi chép các thông tin như ngày tháng, nội dung, số tiền,… vào 1 cuốn sổ tay.
Ưu điểm của hình thức quản lý công nợ này là không tốn chi phí đầu tư, chỉ cần 1 chiếc bút và 1 quyển sổ thôi là bạn đã có thể quản lý công nợ của cửa hàng được rồi.
Nhưng ngược lại, nhược điểm của cách quản lý công nợ này cũng không ít. Bạn sẽ tốn nhiều thời gian, công sức để ghi chép, việc ghi chép cũng dễ dẫn đến nhầm lẫn, chẳng phải ai cũng có 1 cái đầu điện tử để có thể tính toán chi li mà không sai sót cả. Hơn nữa, việc ghi chép trên sổ sách tiềm ẩn rủi ro mất mát dữ liệu rất cao, nhiều cửa hàng bị mất cuốn sổ “Nam Tào” hoặc không may gặp thiên tai, hỏa hoạn thì mới tá hỏa vì lúc đó không còn cơ sở nào để mà thu nợ hay trả nợ nữa.
2. Quản lý công nợ bằng Excel
Cách quản lý công nợ này đã hiện đại hơn 1 chút rồi. Thay vì ghi chép vào 1 cuốn sổ thì chủ shop sẽ sử dụng file excel quản lý công nợ đơn giản để ghi nhận và quản lý công nợ.
Cách này thì chủ cửa hàng sẽ rảnh tay hơn 1 chút vì file excel quản lý công nợ sẽ giúp bạn tính toán chính xác hơn cũng như có thể sắp xếp, quản lý công nợ theo khách hàng, nhà cung cấp khoa học hơn.
Tuy nhiên, cách quản lý công nợ bằng excel không phải là không có nhược điểm đâu. Vì file được lưu trực tiếp trên thiết bị nên bạn cần mở bằng thiết bị đó để ghi nhận, quản lý công nợ. Đương nhiên, có 1 cách là chia sẻ file dữ liệu cho người khác, nhưng mọi chỉnh sửa sẽ không được cập nhật vào file đó, bạn sẽ phải chia sẻ qua lại file giữa các máy rất mất thời gian, dễ nhầm lẫn.
Ngoài ra, tương tự như cách quản lý công nợ bằng sổ sách, quản lý công nợ bằng excel cũng không phải không có nguy cơ mất dữ liệu. Trường hợp người nào không biết hay kẻ xấu có thể xóa mất file, hoặc khi thiết bị bị gặp sự cố bất ngờ, hỏng hóc thì cũng đồng nghĩa với việc bạn phải nói lời từ biệt vói những dữ liệu công nợ của cửa hàng.
Xem thêm: Có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel?
3. Quản lý công nợ bằng phần mềm quản lý công nợ
Đây có thể nói là cách quản lý công nợ hiện đại nhất hiện nay. Để đạt hiệu quả cao nhất thì bạn phải có một cơ sở dữ liệu chuẩn, chính xác về thông tin khách hàng, nhà cung cấp (tên, địa chỉ, số điện thoại, email,…) và các khoản nợ của họ theo thời gian. Chỉ cần nhập 1 lần đầu tiên, sau đó bạn chỉ cần tích chọn khách hàng hoặc nhà cung cấp là có thể ghi nhận công nợ hoàn toàn tự động khi khách mua hàng mà chưa thanh toán hoặc khi bạn tạo đơn nhập hàng với nhà cung cấp.
Phần mềm quản lý công nợ sẽ tự động kết xuất báo cáo công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp, giúp bạn dễ dàng đối soát công nợ khi cần thanh toán mà không lo tranh chấp vì mọi giao dịch đều được ghi nhận chi tiết đến từng đơn hàng, thậm chí từng sản phẩm có trong đơn hàng.
Đặc biệt, các dữ liệu trên phần mềm được đồng bộ lên đám mây, bạn có thể truy cập vào phần mềm bằng nhiều thiết bị khác nhau như laptop, tablet hay smartphone. Dữ liệu sẽ được cập nhật liên tục theo thời gian thực và bạn cũng không lo việc bị mất dữ liệu nữa.
Nếu vẫn còn băn khoăn không biết phần mềm có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không thì cũng đừng lo, SaleKit tặng bạn gói dùng thử hoàn toàn miễn phí để trải nghiệm tính năng quản lý công nợ cũng như toàn bộ các tính năng hữu ích khác đang có trên salekit.com ngay hôm nay!
