Các cách quản lý dòng tiền mà một giám đốc tài chính (CFO) bắt buộc phải nhớ

Theo dõi dòng tiền là một "bài kiểm tra sức khỏe" quan trọng đối với doanh nghiệp. Không có doanh nghiệp nào có thể phớt lờ dòng tiền của nó. Vậy, dòng tiền là gì? Tại sao dòng tiền lại quan trọng đối với doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Dòng tiền là gì?

Dòng tiền là lượng tiền và các khoản tương đương tiền được di chuyển vào và ra khỏi một tổ chức, doanh nghiệp trong khoảng thời gian nhất định.

- Dòng tiền vào của doanh nghiệp đến từ khách hàng mua sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp. Nếu khách hàng không thanh toán ngay tại thời điểm mua hàng, dòng tiền vào sẽ đến từ khoản phải thu.

- Dòng tiền ra của doanh nghiệp đến từ hình thức thanh toán cho các chi phí như tiền thuê nhà, tiền thế chấp, trong các khoản phải cho vay hàng tháng, trong các khoản thanh toán cho thuế và các khoản phải trả khác.

Dòng tiền chính là lợi nhuận, có đúng không?

Nhiều người nhầm lẫn rằng dòng tiền thuần (= dòng tiền vào - dòng tiền ra) vào chính là lợi nhuận. Nhưng điều này không đúng!

Đây là 2 khái niệm khác nhau. Doanh nghiệp vẫn có thể kiếm được lợi nhuận nhưng không có tiền. Lợi nhuận là một khái niệm kế toán trong khi tiền tệ là chỉ số tiền trong tài khoản kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ, khi bạn bán hàng và cho khách hàng nợ, khoản tiền hàng đó là khoản phải thu, vẫn được tính vào doanh thu của doanh nghiệp nhưng nó không được tính là dòng tiền vào. Tức là bạn có doanh thu, có lợi nhuận nhưng không có dòng tiền.

Vì vậy, cần lưu ý để không bị nhầm lẫn giữa 2 khái niệm này các bạn nhé!

Dòng tiền tự do

Để hiểu được lợi nhuận thực sự của doanh nghiệp, các nhà phân tích cần nhìn vào dòng tiền tự do (FCF). Đó là một thước đo thực sự hữu ích về hiệu quả tài chính, bởi vì nó cho thấy số tiền mà công ty còn lại để mở rộng kinh doanh hoặc trả cho cổ đông, sau khi trả cổ tức, mua lại cổ phiếu hoặc trả nợ.

Dòng tiền tự do bao gồm một số loại dòng tiền khác ngoài tiền từ hoạt động, bao gồm:

- Dòng tiền từ đầu tư: Chi tiêu hoặc nhận tiền từ việc mua/bán tài sản được sử dụng trong doanh nghiệp (như bán máy móc, phương tiện đã qua sử dụng).

- Dòng tiền từ tài chính: Hoạt động tài chính liên quan đến tăng vốn.

Dòng tiền tự do = dòng tiền hoạt động - chi tiêu vốn - cổ tức

Để do lượng tổng dòng tiền tự do do môt công ty tạo ra, hãy sử dụng dòng tiền tự do chưa được kiểm soát. Đây là dòng tiền của công ty trước khi tính lãi vào tài khoản và cho biết số tiền có sẵn trước khi thực hiện nghĩa vụ tài chính của công ty.

Sự khác biệt giữa dòng tiền tự do có đòn bẩy và không được kiểm soát cho thấy doanh nghiệp đang chi tiêu quá mức hay hoạt động với một khoản nợ lành mạnh.

Xem thêm: Những điều cần biết về quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của dòng tiền

Hơn 1/3 các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã chỉ ra những vấn đề liên quan đến dòng tiền làm cản trở sự tăng trưởng của họ. Điều này chứng minh rằng, dòng tiền có vai trò quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp và việc quản trị dòng tiền hiệu quả là chìa khóa mang lại thành công.

Dưới đây là 2 trường hợp thể hiện rõ nhất tầm quan trọng của dòng tiền đối với hoạt động kinh doanh:

- Bắt đầu kinh doanh: Xử lý các vấn đề về dòng tiền là điều khó khăn nhất khi bắt đầu kinh doanh. Có nhiều chi phí phải trả và tiền ra ngoài nhanh chóng. Trong khi đó, doanh nghiệp vẫn chưa có doanh thu và khách hàng. Tình trạng này đòi hỏi doanh nghiệp cần có một số nguồn tiền tạm thời khác (như thông qua mức hạn tín dụng) để giúp doanh nghiệp có thể tiếp tục duy trì kinh doanh đến khi có dòng tiền dương.

- Kinh doanh theo mùa: Dòng tiền đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh thời vụ. Những doanh nghiệp này có biến động lớn trong kinh doanh vào các thời điểm khác nhau trong năm (ví dụ như doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm mùa hè). Quản lý dòng tiền trong loại hình kinh doanh này không hề là điều dễ dàng.

Ngay cả các công ty có lợi nhuận cũng có thể thất bại nếu các hoạt động điều hành không tạo ra đủ tiền để duy trì trạng thái thanh khoản. Điều này có thể xảy ra nếu lợi nhuận được gắn trong các khoản phải thu và hàng tồn kho hoặc nếu một công ty chi tiêu quá nhiều cho chi tiêu vốn. Do đó, dòng tiền cho phép các nhà đầu tư và chủ nợ biết công ty có đủ tiền và các khoản tương đương tiền để giải quyết các khoản nợ ngắn hạn hay không.

Cách quản lý dòng tiền trong kinh doanh

1. Lập kế hoạch dự báo dòng tiền

Không dễ dàng để một người quản lý chuẩn bị một kế hoạch dự báo, nhưng nó là một trong những thứ quan trọng nhất mà buộc phải làm để vận hành cửa hàng. Hãy bắt đầu một kế hoạch dự báo dòng tiền bằng cách kiểm tra lượng tiền mặt đang có sẵn và các nguồn thu khác nhau.

Ví dụ: Có bao nhiều tiền mặt từ những khoản nợ của khách hàng, và những nguồn thu khác mà chúng ta sẽ có và khi nào thì có?

Tiếp theo là dự đoán chi tiết những khoản tiền chi ra và thời gian cụ thể, mục đích chi trả vào cái gì. Sẽ có danh sách những khoản chi tiết đáng kể trong kế hoạch dự báo dòng tiền của bạn như tiền thuê nhà, tồn kho, tiền lương và tiền công, những khoản thuế đã khấu trừ hoặc khoản phải trả khác, trang trí cửa hàng, các khoản nợ phải thanh toán, chi phí quảng cáo,...

2. Quản lý tốt công nợ của khách hàng

Việc bán thiếu cho khách hàng sẽ khiến chủ cửa hàng không thu hồi lại được kịp thời nguồn vốn, gây cản trở cho lần lấy hàng tiếp theo hoặc các công việc đầu tư cần đến tiền mặt. Đã rất nhiều cửa hàng buộc phải đóng cửa bởi quản lý không tốt công nợ của khách hàng.

Không khó để bắt gặp hình ảnh chủ cửa hàng bán thiếu cho khách hàng, từ cửa hàng quần áo cho đến cửa hàng tạp hóa,… Những người được bán thiếu thường là những người ở gần trong khu vực chủ cửa hàng có thể quan sát, hay những người nhận được sự tin tưởng, cả nể của chủ cửa hàng.

Vì vậy, cần phải cân nhắc thật kĩ trước khi quyết định bán thiếu, bán chịu vì việc thu hồi công nợ thường gây khó khăn cho bạn.

3. Dự đoán trước nhu cầu và cân đối hàng nhập

Không phải tất cả các mặt hàng hiện diện trong cửa hàng đều được khách hàng chú ý. Hậu quả của việc tồn hàng nhập sẽ chưa thể hiện ngay vào thời gian đầu hoạt động của cửa hàng, nhưng càng về sau sẽ càng rõ rệt.

Nguồn vốn của cửa hàng bị tồn đọng trong kho, làm chậm trễ hoạt động kinh doanh của cửa hàng, không đủ vốn để nhập thêm những mặt hàng đã hết, đối với với các sản phẩm có hạn sử dụng, việc tồn kho còn gây ra thiệt hại nếu để quá hạn, mất uy tín với khách hàng,...

Để quản lý và có kế hoạch tài chính tốt, chủ cửa hàng cần phải nắm bắt nhu cầu của khách hàng đối với từng loại sản phẩm. Khi lấy hàng, không cần phải nhập tất cả các sản phẩm với số lượng lớn, chỉ cần tập trung chủ yếu vào mặt hàng được ưu chuộng.

Có thể bạn quan tâm: Phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp.

4. Dự phòng cho những khoản đầu tư lớn

Bất cứ cửa hàng nào sau một thời gian hoạt động cũng sẽ có nhu cầu mở rộng quy mô hay đầu tư thêm để đáp ứng thêm nhu cầu của khách hàng. Hãy dự trù một khoản ngân sách để kịp thời đáp ứng nhu cầu đó, thay vì đầu tư hết vào nguồn hàng để rồi phải vay ngân hàng với khoản lãi không nhỏ,

Lập cho cửa hàng của mình một kế hoạch tài chính dài hạn để phát triển quy mô, nhập thêm nhiều mặt hàng mới nhằm tăng tính đa dạng cho cửa hàng. Thậm chí khi bạn muốn phát triển hẳn sang một lĩnh vực kinh doanh mới, nguồn kinh phí dự trù từ kế hoạch tài chính dài hạn sẽ giúp ích được nhiều mà không cần phải vay vốn.

5. Thiết lập mục tiêu về doanh số theo tuần và tháng

Việc lập ra một mục tiêu về doanh số hằng tuần, hằng tháng sẽ giúp chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình kinh doanh của cửa hàng. Nếu bạn đang sở hữu một đội ngũ nhân viên, việc lập mục tiêu doanh số sẽ giúp bạn biết được năng lực của từng nhân viên trong thời gian làm việc để làm căn cứ xét thưởng, đánh giá.

Doanh thu thấp đồng nghĩa với việc nguồn vốn còn ứ đọng cao. Thưởng nhân viên theo doanh thu sẽ khiến họ tích cực và chủ động hơn trong việc bán hàng. Ngoài ra, mục tiêu về doanh số còn giúp chủ cửa hàng có chiến lược hợp lý để đẩy mạnh hoạt động như các chương trình giảm giá, tri ân khách hàng thân thiết.

6. Tận dụng hiệu quả các đợt khuyến mãi từ nhà cung cấp

Thông thường nhà cung cấp sẽ có những đợt khuyến mãi cho cửa hàng bán lẻ khi giới thiệu sản phẩm mới hoặc khi bán những sản phẩm với sức mua thấp. Là một người kinh doanh thông minh, cần phải sáng suốt tận dụng hiệu quả các đợt khuyến mãi từ nhà cung cấp bởi không phải tất cả các đợt khuyến mãi đều mang lại lợi ích.

Hãy đảm bảo rằng mặt hàng đang được khuyến mãi là một trong những mặt hàng có sức mua tương đối tốt tại cửa hàng của bạn. Nhiều chủ cửa hàng chạy theo khuyến mãi, nhập hàng với số lượng lớn để rồi vô tình làm tăng số tồn kho, tồn đọng vốn, phải hạ giá bán, khuyến mãi sản phẩm nhằm thu hồi lại vốn.

10 nguyên tắc vàng trong quản lý dòng tiền dành cho CFO

Một CFO (giám đốc tài chính) là một vị trí không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp. Dù hoạt động kinh doanh lớn hay nhỏ, công ty, doanh nghiệp cũng cần một CFO giỏi và chuyên nghiệp, có tầm nhìn xa. Sau đây là 10 nguyên tắc vàng trong quản lý chu kỳ tiền đối với một CFO.

Nguyên tắc 1: Lợi nhuận không đồng nghĩa với tiền

Lợi nhuận là phần tài sản có thể chuyển hóa thành tiền trong một thời gian nhất định. Và phần tài sản này không đơn giản như bạn nghĩ. Bạn không thể dùng lợi nhuận để thanh toán các khoản chi phí. Thực tế là chúng ta rất dễ bị ru ngủ bởi lợi nhuận.

Nếu bạn phải thanh toán chi phí mà khách hàng lại không thanh toán cho bạn thì đó quả là điều tồi tệ đối với doanh nghiệp. Thậm chí bạn có thể không cần làm ra tiền mà vẫn thu được lợi nhuận.

Nguyên tắc 2: Chu kỳ tiền mặt không phải là thứ mà bạn có thể dễ dàng quản lý được

Nó phức tạp hơn bạn tưởng nhiều. Bán được hàng không có nghĩa là bạn đã có tiền. Chịu chi phí không nhất thiết là bạn phải thanh toán ngay lập tức. Có những hàng hóa bạn mua về xong mà phải xếp ế ẩm trong kho cho tới khi buộc phải bán hạ giá. Đây là nguyên tắc quan trọng nhất mà các nhà tuyển dụng đòi hỏi CFO của mình phải nắm vững.

Có thể bạn quan tâm: Các mẹo để quản lý công nơ hiệu quả.

Nguyên tắc 3: Tăng trưởng sẽ ngốn của bạn rất nhiều tiền

Điều này nghe có vẻ thật ngược đời. Giai đoạn thành công nhất lại ẩn chứa yếu tố rủi ro nhất. Một công ty đã trải qua những năm tháng khó khăn khi doanh số bán hàng tăng gấp đôi mà sau đó vẫn đi đến phá sản. Họ đã đầu tư xây dựng trước đó 2 tháng và thu hồi vốn từ doanh số bán hàng 6 tháng sau đó.

Việc đẩy mạnh tăng trưởng vào thời điểm này chẳng khác nào “con ngựa thành Troa”, nghĩa là sẽ tiềm ẩn nguy cơ trong một giải pháp tưởng chừng như hợp lý. Đúng vậy, dĩ nhiên là bạn muốn tăng trưởng, tất cả chúng ta đều muốn doanh nghiệp của mình tăng trưởng. Nhưng hãy hết sức cẩn thận bởi vì tăng trưởng sẽ ngốn của bạn rất nhiều tiền.

Đây chính là vấn đề trong quá trình luân chuyển vốn. Tăng trưởng càng nhanh bao nhiêu thì số vốn bỏ ra càng lớn bấy nhiêu.

Nguyên tắc 4: Buôn bán giữa doanh nghiệp với nhau cũng ngốn khá nhiều tiền mặt

Chúng ta thường nghĩ đơn giản rằng bán được hàng nghĩa là thu được tiền, nhưng khi bạn là một doanh nghiệp bán hàng trực tiếp cho doanh nghiệp khác thì mọi chuyện lại không đơn giản như vậy. Bạn giao hàng hóa hay dịch vụ rồi lập hóa đơn, và khách hàng sẽ không thanh toán hóa đơn này ngay, thường thì phải một tháng sau đó.

Doanh nghiệp là khách hàng rất tốt, vì thế bạn không thể nào xếp họ vào xó được, bởi như vậy họ sẽ chẳng bao giờ mua hàng của bạn nữa. Do đó bạn phải chờ đợi. Khi bạn bán hàng hóa cho nhà phân phối, rồi nhà phân phối bán lại cho đại lý bán lẻ, may mắn lắm thì cũng phải sau 5, 6 tháng bạn mới thu được tiền.

Nguyên tắc 5: Hàng lưu kho cũng ngốn tiền mặt của bạn

Trước khi bán một loại hàng hóa nào đó thì bạn phải mua hoặc sản xuất ra nó. Dù mới chỉ bày hàng ra kệ để chờ bán thì bạn vẫn phải trả tiền cho nhà cung cấp. Nguyên tắc ở đây là, một đồng bạn có trong sổ sách lưu kho đồng nghĩa với một đồng tiền mặt bạn không có trong tay.

Nguyên tắc 6: Vốn luân chuyển là chìa khóa cho sự tồn tại của doanh nghiệp

Về mặt ngữ nghĩa, vốn luân chuyển là một thuật ngữ dùng để chỉ những gì còn lại sau khi bạn trừ đi các khoản nợ nần từ tài sản hiện có. Nhưng trên thực tế, đó là khoản tiền bạn vay từ ngân hàng để thanh toán các khoản chi phí hay để mua hàng hóa trong khi chờ đợi khách hàng thanh toán cho bạn.

Nguyên tắc 7: Giấy báo thu cũng đồng nghĩa với việc bạn chưa thể nhận được tiền ngay (xem nguyên tắc số 4)

Đó là khoản tiền mà khách hàng còn nợ bạn. Điều này khiến bạn phải biết cân đối tiền mặt : một đồng trong giấy báo thu là một đồng tiền mặt bạn không có trong tay.

Nguyên tắc 8: Ngân hàng thường không thích những gì bất ngờ, vì thế hãy lên kế hoạch thật cẩn thận

Bạn không thể nào hành động một cách tùy tiện với ngân hàng được. Khi bạn nhận thấy một sự tăng trưởng sắp sửa bùng nổ, một sản phẩm mới sắp ra đời hay một rắc rối phát sinh trong việc thanh toán của khách hàng, thì bạn cần phải chuẩn bị thật chu đáo các biểu đồ số liệu và bản kế hoạch xác thực rồi liên hệ ngay với ngân hàng càng sớm càng tốt.

Nguyên tắc 9: Chú ý 3 thuật ngữ quan trọng sau

“Collection days” là khoảng thời gian mà bạn phải chờ để được thanh toán. “Inventory turnover” là khoảng thời gian mà vốn luân chuyển còn nằm trên sổ sách và cản trở chu kỳ tiền mặt của bạn. “Payment days” chỉ thời gian mà bạn chờ để thanh toán cho người bán.

Hãy luôn kiểm soát các giai đoạn quan trọng này của chu kỳ tiền mặt. Cố gắng lên kế hoạch cho chúng từ năm trước và sau đó đem so sánh với kết quả trong thực tế.

Nguyên tắc 10: Nguyên tắc là nguyên tắc, nhưng nếu bạn là một ngoại lệ thì xin chúc mừng!

Nếu như tất cả các khách hàng đều thanh toán cho bạn ngay sau khi mua, và bạn không cần phải bỏ tiền ra mua hàng trước khi đem bán chúng, thì bạn hoàn toàn không phải lo âu gì. Nhưng nếu bạn bán cho các doanh nghiệp khác, thì hãy nhớ rằng họ hiếm khi nào thanh toán cho bạn ngay đâu.

Kinh nghiệm Quản lý bán hàng mà Salekit chia sẻ.

Kết luận

Dòng tiền là nguồn sống của mọi mô hình kinh doanh. Quản lý dòng tiền không chỉ đảm bảo hoạt động buôn bán thông suốt mà còn là nền tảng để phát triển doanh nghiệp hơn nữa. Hy vọng những thông tin sẽ hữu ích với bạn. Salekit - Phần mềm quản lý bán hàng Chúc bạn kinh doanh thành công!