Các bước xây dựng và quản lý cửa hàng bán lẻ cho người mới kinh doanh

Mở cửa hàng bán lẻ ngày nay không đơn giản chỉ cung cấp sản phẩm, mà còn phải cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp giống siêu thị mini.

Để kinh doanh tốt, nhà bán lẻ phải xác định yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng bán hàng và hạn chế rủi ro. Salekit, phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, sẽ đưa ra những bí quyết xây dựng và quản lý cửa hàng bán lẻ cho người mới kinh doanh nhé!

1.1 Điều kiện để đăng ký cửa hàng kinh doanh cửa hàng

Điều 50 Quyền thành lập hộ kinh doanh và nghĩa vụ đăng ký của hộ kinh doanh theo nghị định số 43/2010/NĐ/CP của chính phủ quy định: đối tượng được quyền đăng ký hộ kinh doanh có thể là cá nhân hoặc hộ gia đình.

Theo quy định này thì công dân Việt Nam đủ 18 tuổi, có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự đều có quyền được đứng tên trên giấy phép hộ kinh doanh của mình. Các thành viên trong gia đình, nhóm bạn… muốn cùng nhau kết hợp để kinh doanh thì cũng có thể đăng ký thành lập hộ kinh doanh và chọn một người đại diện đứng tên trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bạn nên lưu ý, xét trên phạm vi cả nước thì mỗi một người chỉ được đứng tên duy nhất cho một hộ kinh doanh.

>>> Xem thêm: Bán hàng tại cửa hàng để biết thêm về nhiều kính thức kinh doanh hot nhất.

1.2 Làm thủ tục xin cấp giấy phép kinh doanh 

Khi bạn mở cửa hàng tại một nơi nào đó đã có địa chỉ rõ ràng thì bắt buộc bạn phải xin giấy phép kinh doanh theo đúng nghị định số 78/2015/NĐ-CP về quy định đăng ký kinh doanh (theo Luật Doanh Nghiệp năm 2014).

Để xin giấy phép kinh doanh, bạn có thể chọn các hình thức:

• Hộ kinh doanh cá thể (dành cho trường hợp kinh doanh nhỏ lẻ)

Với trường hợp bạn đăng ký giấy phép kinh doanh hộ cá thể thì bạn có thể liên hệ nộp hồ sơ đăng ký tại phòng kinh tế thuộc ủy ban nhân dân cấp Quận/ Huyện nơi cửa hàng/hộ kinh doanh mình đặt địa chỉ.

• Thành lập công ty (dành cho mô hình kinh doanh lớn, với các loại hình doanh nghiệp đa dạng như Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH từ hai thành viên trở lên, Công ty tư nhân, Công ty cổ phần, Công ty hợp danh)

Nếu như kinh doanh cá nhân đã được thể hiện rõ như trên thì trường hợp bạn đăng ký giấy phép kinh doanh thành lập công ty mới thì nộp hồ sơ đăng ký tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư Tỉnh/Thành phố nơi doanh nghiệp mình đặt địa chỉ.

1.3 Trình tự làm thủ tục kinh doanh cửa hàng

• Gửi Hồ sơ đăng ký kinh doanh cửa hàng

Chủ cửa hàng đang có nhu cầu gửi hồ sơ đăng ký kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh (tùy theo hình thức bạn kinh doanh mà nộp theo đúng địa chỉ quy định) tại nơi mình dự tính kinh doanh bao gồm những thông tin và hồ sơ giấy tờ sau:

- CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y công chứng

- Hộ khẩu sao y công chứng

- Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh cửa hàng

- Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh ghi đầy đủ thông tin

Bên cạnh đó, một số giấy tờ bạn cần chuẩn bị kèm theo giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh là: bản sao giấy CMND của các cá nhân tham gia hộ kinh doanh hoặc người đại diện hộ gia đình và biên bản họp nhóm cá nhân về việc thành lập hộ kinh doanh đối với trường hợp hộ kinh doanh do một nhóm cá nhân thành lập.

• Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cửa hàng

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ gửi Giấy biên nhận và cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cửa hàng trong thời hạn 3-5 ngày làm việc nếu có đủ các điều kiện:

- Ngành nghề kinh doanh không thuộc ngành, nghề cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật

- Tên chủ kinh doanh đăng ký phù hợp quy định

- Nộp đủ lệ phí đăng ký

Trong trường hợp hồ sơ đăng ký kinh doanh cửa hàng của bạn không hợp lệ thì cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo rõ nội dung không phù hợp hoặc cần sửa đổi bằng văn bản. Nếu như sau 05 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh mà bạn không nhận được Giấy chứng nhận hoặc không nhận được thông báo yêu cầu về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ nào thì bạn có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Định kỳ vào tuần làm việc đầu tiên của tháng, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ gửi danh sách hộ kinh doanh đã đăng ký tháng trước cho cơ quan thuế, cho Phòng Đăng ký kinh doanh cũng như cơ quan quản lý chuyên ngành cấp tỉnh.

Các loại chi phí mở cửa hàng bán lẻ cần phải biết

Khi xác định kinh doanh hầu hết chúng ta đều có chung một câu hỏi: “Mở cửa hàng cần bao nhiêu vốn?” Đây cũng là mối lo lớn nhất của những người mới khởi nghiệp, vì chúng ta chưa có nhiều kinh nghiệm nên có thể bị thâm hụt vốn hoặc phân bổ nguồn vốn không đúng. Để trả lời câu hỏi trên, bạn cần phải liệt kê được các loại chi phí mở cửa hàng và dự trù số tiền cho mỗi khoản.

2.1 Chi phí thuê mặt bằng

Nếu bạn sử dụng mặt bằng có sẵn của gia đình thì không cần liệt kê khoản chi phí mở cửa hàng này, còn nếu không thì đây là một trong những khoản phí lớn nhất, chiếm tới gần một nửa số vốn ban đầu. Mặc dù tiền thuê mặt bằng tính theo tháng nhưng khi nộp chủ nhà thường yêu cầu đóng một lúc 3 tháng, 6 tháng hoặc một năm. Vì vậy trong bảng liệt kê chi phí bạn cần lưu ý để không bị nhầm lẫn hoặc thiếu sót.

2.2 Chi phí thiết kế, trang thiết bị cho cửa hàng

Sau mặt bằng thì đây là khoản tiêu tốn nhiều tiền nhất, đối với một số lĩnh vực đặc thù liên quan đến kỹ thuật thậm chí còn lớn hơn nhiều. Về phần thiết kế, trang trí thường có các khoản sau:

– Sửa, sơn lại cửa hàng

– Làm bảng hiệu

– Hình dán, vật trưng bày

Còn về trang thiết bị sẽ cần chi tiết để mua những thứ sau:

– Hệ thống chiếu sáng, âm thanh

– Kệ, tủ, giá treo, bàn ghế

– Hệ thống camera quan sát

– Phần cứng bán hàng: máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, cân điện tử (đối với cửa hàng thực phẩm), máy in mã vạch

– Phần mềm quản lý bán hàng

2.3 Các khoản phí dịch vụ

Để cửa hàng có thể duy trì hoạt động bạn cần phải đóng các khoản phí dịch vụ phụ nhưng rất quan trọng khác, bao gồm:

– Tiền điện, nước

– Cước phí Internet, điện thoại

– Phí vệ sinh

2.4 Các loại thuế phải nộp

Bất kể bạn kinh doanh nhỏ lẻ hay mở cửa hàng quy mô lớn thì đều phải nộp thuế cho Nhà nước, nếu không muốn vi phạm pháp luật thì hãy tìm hiểu hệ thống và các khoản thuế quan trọng, bao gồm:

– Thuế giá trị gia tăng

– Thuế thu nhập cá nhân

– Thuế môn bài

2.5 Chi phí nhập hàng

Tiền nhập hàng có thể nhiều hay ít phụ thuộc vào loại sản phẩm mà bạn kinh doanh và cách chọn mối buôn. Nếu biết cách đàm phán giá bạn sẽ nhập được hàng với phí rẻ hơn, chiết khấu cao hơn, thậm chí nhận được một số ưu đãi đặc biệt khác. Nên thống kê tiền hàng theo tháng để dễ quản lý.

2.6 Chi phí thuê nhân viên

Nếu có ý định thuê thêm người về trợ giúp bán hàng thì bạn nên dự trù khoản phí ngay từ đầu. Ví dụ bạn cần thuê 2 nhân viên, tối đa mỗi tháng chỉ chi cho họ 10 triệu đồng, bao gồm cả tiền công và trợ cấp. Nếu có thể bóc tách thành từng khoản nhỏ như tiền lương, đồng phục, phụ phí xăng xe, điện thoại,… thì càng tốt.

2.7 Chi phí đóng gói hàng hóa và vận chuyển

Đối với các shop kết hợp cả kinh doanh online thì thường có khoản chi phí mở cửa hàng này, vì bạn sẽ có rất nhiều khách không mua hàng trực tiếp mà chỉ đặt qua mạng. Bạn cần dự trù trước tiền đóng gói hàng hóa gồm mua bao bì, nhãn dán, vật chèn (túi bóng khí, xốp,…) và phí ship hàng (nội – ngoại thành, trong – ngoài nước). Cần lưu ý là khoản phí này có cộng vào giá bán hay không, nếu để riêng thì khách chịu hay cửa hàng chịu.

2.8 Chi phí hao mòn

Đối với tài sản cố định bạn còn phải tính thêm cả chi phí hao mòn theo thời gian sử dụng nữa. Ví dụ bạn mua một chiếc tủ bảo quản có giá 20 triệu, tính hao mòn trong 5 năm, vậy mỗi năm mất 4 triệu. Bạn có thể tham khảo thời gian hao mòn tài sản cố định theo Thông tư số 162/2014/TT-BC do Bộ Tài Chính công bố.

Giá sử, nếu bạn muốn mở cửa hàng kính mắt hoặc mở tiệm nail thì bạn lại cần phải tính thêm các chi phí đặc biệt liên quan đến ngành nghề này, chẳng hạn như: chi phí trang thiết bị chuyên dụng, chi phí chứng chỉ và giấy phép.

Quy trình bán hàng tại cửa hàng là gì?

Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị.

Bán hàng là quá trình liên hệ với khách hàng tiềm năng tìm hiểu nhu cầu khách hàng, trình bày và chứng minh sản phẩm, đàm phán mua bán, giao hàng và thanh toán.

Như vậy, quy trình bán hàng tại cửa hàng là một chuỗi việc làm cần thiết làm cho hoạt động của cửa hàng hoạt động một cách trơn tru và có hệ thống hơn, đem lại nguồn doanh thu cao hơn.

Sơ đồ 6 bước của quy trình bán hàng tại cửa hàng hiệu quả

3.1 Tạo ấn tượng ban đầu

Ấn tượng ban đầu bao giờ cũng là quan trọng nhất. Bất kì khách hàng nào khi bắt đầu bước chân vào cửa hàng sẽ đặc biệt ấn tượng với hình thức, bố cục của cửa hàng cùng thái độ của các nhân viên khi tiếp đón khách hàng.

Tùy từng cửa hàng sẽ có cách bài trí bố cục khác nhau, tuy nhiên, một cửa hàng luôn được vệ sinh sạch sẽ từ cửa kính, sàn nhà, giá kệ, bàn quầy, bàn trưng bày, không để các vật dụng cá nhân ở bàn quầy, phòng; hàng hóa trưng bày được đa dạng về chủng loại, màu sắc, size cỡ, được sắp xếp khoa học để khách hàng có thể dễ dàng lựa chọn theo mục đích, khơi gợi yêu cầu của khách hàng.

Bên cạnh đó, với các hình ảnh, poster cần được vệ sinh sạch sẽ, tránh để bong tróc; có thể mở các bản nhạc mang tiết tấu vui tươi, năng động, không được mở nhạc rên rỉ, sầu não, buồn bã… gây ảnh hưởng đến tâm lý bán hàng của nhân viên và khiến khách hàng mất đi hứng thú mua hàng. Cửa hàng cũng cần có ánh sáng hài hòa và phải đủ cường độ chiếu sáng sản phẩm, đảm bảo khách hàng có thể xem sản phẩm một cách rõ ràng nhất.

Về thái độ của các nhân viên cửa hàng, nhân viên cần có thái độ niềm nở, chào đón khách hàng và tác phong chuyên nghiệp. Với các nhân viên luôn cười tươi thoải mái mở cửa chào khách, nhanh nhẹn hướng dẫn khách để xe hoặc bảo quản tài sản (nếu có) sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng các khách hàng, khiến khách hàng cảm thấy vui vẻ, thoải mái khi đến với cửa hàng của bạn.

3.2 Giao tiếp với khách hàng

Khi giao tiếp với khách hàng, điều quan trọng nhất các nhân viên cần chú ý là nguyên tắc trao đổi thông tin với khách hàng. Nhân viên phải nắm chắc và đầy đủ những thông tin về sản phẩm, các chương trình khuyến mại, chương trình bán hàng, hậu mãi…; nói đúng, nói đủ thông tin, trung thực với khách hàng và phải nói tập trung, xoay quanh vấn đề khách hỏi, khách quan tâm. Có như vậy các nhân viên mới có thể tạo được sự tin tưởng của khách hàng dành cho cửa hàng của mình. Tuyệt đối không được tranh cãi với khách hàng, nếu khách hàng chưa có thông tin đầy đủ cần nhẹ nhàng giải thích để khách hàng hiểu rõ hơn, tránh nói nhiều, không lắng nghe đầy đủ ý kiến, nhu cầu của khách hàng.

Nhân viên cũng cần tạo cảm giác thoải cho khách hàng. Không đeo bám khách hàng, luôn giữ khoảng cách từ 1-1,5 m với khách hàng để khách hàng thấy thoải mái, sẵn sàng hỗ trợ cung cấp thông tin cho khách hàng bất cứ khi nào khách hàng cần. Nghiêm cấm cười cợt trong khi khách hàng đang phản ánh, làm việc khác trong khi lắng nghe khách hàng nói. Điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy không được tôn trọng và có thể sẽ không ghé đến cửa hàng bạn bất kì một lần nào nữa.

3.3 Gợi mở nhu cầu của khách hàng

Đây là công đoạn cần có sự tinh tế của nhân viên cửa hàng. Các nhân viên cần quan sát các khách hàng, từ đó tìm ra nhu cầu mà khách hàng đang muốn hướng đến. Nhân viên cũng có thể đặt ra câu hỏi mở cho các khách hàng để hiểu rõ hơn nhu cầu của họ.

3.4 Thuyết phục khách hàng

Ở bước này, nhân viên cửa hàng cần đưa ra được những tính năng nổi trội của sản phẩm cửa hàng mà bên khác không có hoặc còn hạn chế so với sản phẩm của bạn. Do thời gian trao đổi giữa khách hàng và nhân viên không có nhiều, các nhân viên cần phải xúc tích, ngắn gọn, giải thích dễ hiểu về lợi ích khi khách hàng sử dụng sản phẩm của cửa hàng bạn. Có như vậy nhân viên mới có thể khiến khách hàng quan tâm và có cơ hội cao mua hàng.

Với các shop có thể thử sản phẩm trực tiếp như các shop giày dép, quần áo..., các nhân viên cửa hàng cũng có thể hỗ trợ khách hàng thử sản phẩm trước khi mua để khách hàng có thể lựa chọn được sản phẩm với kích cỡ, kiểu dáng phù hợp nhất với họ.

Trong trường hợp sản phẩm khách hàng hướng đến đã bán hết, nhân viên cửa hàng có thể giới thiệu với các khách hàng các sản phẩm có kiểu dáng, tính năng tương tự, có thể thay thế cho sản phẩm họ đang cần. Ngoài ra, các nhân viên cũng có thể giới thiệu các sản phẩm cao cấp hơn dựa trên nhu cầu sẵn có của khách hàng.  

3.5 Kết thúc bán hàng

Đây là khâu cuối cùng trong một quy trình bán hàng trực tiếp tại cửa hàng. Lúc này, các nhân viên chỉ có nhiệm vụ duy nhất là chốt đơn hàng và đưa khách hàng đến quầy thanh toán, giữ thái độ vui vẻ, nhiệt tình lưu lại thông tin khách hàng cùng các chương trình dịch vụ, khuyến mãi kèm theo (nếu có), cảm ơn và mời khách quay lại lần sau.

3.6 Tạo ấn tượng sau cùng

Tạo một ấn tượng tốt trước khi khách hàng rời khỏi cửa hàng là điều vô cùng cần thiết. Trong quá trình thanh toán, nhân viên thu ngân nhận sản phẩm và làm các thao tác thanh toán cho khách hàng nhanh nhất, tránh để khách hàng phải chờ đợi. Các nhân viên bán hàng cũng nên chú ý giúp khách hàng cất đồ vào túi gọn gàng, ngăn nắp, giao đến tay khách hàng và nhanh nhẹn ra mở cửa, vui vẻ chào và mời khách hàng quay trở lại khi khách rời khỏi cửa hàng. Điều này sẽ khiến khách hàng có ấn tượng tốt đẹp về thái độ niềm nở, tận tình chu đáo của nhân viên cửa hàng, từ đó sẽ giúp cửa hàng thành công tạo được sự hài lòng, tin tưởng trong lòng khách hàng cao hơn.

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã đi qua từng bước cơ bản để xây dựng và quản lý một cửa hàng bán lẻ thành công. Từ việc lên kế hoạch kinh doanh cho đến chọn vị trí cửa hàng, từ việc xây dựng thương hiệu cho đến quản lý nhân viên, chúng ta đã bao phủ hầu hết các khía cạnh cần thiết để bắt đầu một doanh nghiệp bán lẻ.

Sử dụng ông cụ hỗ trợ bán hàng đa năng và tiện ích khi bán hàng cũng rất tốt. Phần mềm quản lý  bán hàng free Salekit- cung cấp nhiều tính năng hữu ích, bao gồm quản lý khách hàng, quản lý đơn hàng, tạo báo cáo, gửi email marketing, tích hợp với các nền tảng bán hàng trực tuyến và nhiều hơn nữa. Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh Salekit theo nhu cầu kinh doanh của bạn và sử dụng nó cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.

Hãy truy cập trang web của Salekit để biết thêm thông tin chi tiết và đăng ký sử dụng thử miễn phí ngay hôm nay. Chúng tôi tin rằng Salekit sẽ là một công cụ hữu ích cho doanh nghiệp của bạn và giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.

Chúc bạn thành công!