Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh là bộ phận chủ chốt trong bộ máy hoạt động của các công ty/doanh nghiệp. Bộ phận này có vai trò thúc đẩy, quảng bá và phân phối sản phẩm và dịch vụ qua các hình thức khác nhau để phát triển công ty. Để hiểu rõ hơn chức năng nhiệm vụ phòng kinh doanh là gì? Mô hình tổ chức phòng kinh doanh ra sao? Hãy cùng Salekit khám phá qua bài viết dưới đây nhé !

Vài nét về phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh là một trong những bộ phận quan trọng, không thể thiếu của bất kỳ công ty, doanh nghiệp hiện nay. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám đốc và phối hợp với các bộ phận, phòng ban khác trong công ty như phòng hành chính, phòng kế toán, phòng tài chính… để xây dựng các chiến lược kinh doanh nhằm gia tăng doanh số, lợi nhuận, giúp công ty tăng trưởng và phát triển ngày càng thêm vững mạnh. 

Hơn thế nữa, phòng kinh doanh giữ vai trò thúc đẩy, quảng bá và phân phối các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến tay người tiêu dùng bằng cách áp dụng rất nhiều phương thức khác nhau. Tư vấn về việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm. Mở rộng thị trường và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. 

Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh đảm nhiệm những chức năng và nhiệm vụ sau đây:

Chức năng phòng kinh doanh

• Tham mưu

Như đã nói trên, phòng kinh doanh là bộ phận tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc trong công tác phân phối thị trường cho sản phẩm hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp. Phụ trách chính trong các công tác nghiên cứu, phát triển sản phẩm, phát triển thị trường cho sản phẩm với đội ngũ nhân viên, chuyên viên của mình.

• Hướng dẫn, chỉ đạo

Phòng kinh doanh có chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm/dịch vụ mới. Hoặc nghiên cứu cải tiến các sản phẩm/dịch vụ hiện tại của công ty/doanh nghiệp để phù hợp với thị hiếu của thị trường. Các hoạt động nghiên cứu này sẽ góp phần mở rộng và phát triển thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp.

• Xây dựng và phát triển nguồn khách hàng

Phòng kinh doanh cần phải xây dựng được những phương án, kế hoạch cụ thể để phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có khiến họ trở thành những khách hàng trung thành với doanh nghiệp.

• Theo dõi, kiểm soát và báo cáo

Đây là khâu rất quan trọng bởi nó vừa là quy định của doanh nghiệp, đồng thời phản ánh được kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Báo cáo cần thể hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như thể hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao của phòng kinh doanh.

• Thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm 

Phòng kinh doanh hỗ trợ cho Ban Giám đốc công ty toàn bộ các vấn đề liên quan đến việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty. Cụ thể là việc: thanh toán quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài chính, liên doanh, liên kết…

Nhiệm vụ của phòng kinh doanh

Cũng giống như các bộ phận phòng ban khác trong công ty, nhiệm vụ của phòng kinh doanh được thể hiện qua các khía cạnh sau đây:

Nhiệm vụ tổng quát

• Nghiên cứu và triển khai thực hiện việc tiếp cận thị trường mục tiêu và khách hàng.
• Xây dựng các chiến lược về việc giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng.
• Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động kinh doanh cũng như tính toán và lập báo cáo về giá thành sản phẩm, dịch vụ, để có căn cứ ký hợp đồng với khách hàng.
• Cung cấp thông tin, tài liệu và đảm nhận việc biên phiên dịch các tài liệu cho Ban Giám đốc.
• Theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện các kế hoạch, chiến lược kinh doanh của các bộ phận khác. Đảm bảo việc thực hiện kế hoạch diễn ra đúng quy trình và tiến độ sản xuất sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu trong hợp đồng với khách hàng.
• Xây dựng kế hoạch thực hiện và phân bổ một cách hợp lý thời gian sản xuất kinh doanh cho các phân xưởng sản xuất và cho toàn bộ doanh nghiệp.
• Thực hiện các lệnh sản xuất, để đảm bảo lượng sản phẩm cần thiết và có biện pháp gia tăng nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu của thị trường. 
• Đề xuất các chiến lược marketing cũng như các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh theo từng giai đoạn cụ thể.
• Lập kế hoạch triển khai hoạt động phát triển thị trường và việc nghiên cứu, phát triển sản phẩm. 
• Xây dựng và phát triển các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ và mở rộng mối quan hệ với khách hàng mới.
• Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về tất cả các hoạt động phát triển kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng quyền hạn và nhiệm vụ đã được giao.

Nhiệm vụ trong hoạt động quan hệ khách hàng

• Nghiên cứu, xây dựng chính sách bán hàng (bao gồm chính sách giá, khuyến mãi, chiết khấu và quảng bá, tiếp thị).
• Xây dựng các chính sách riêng theo từng nhóm khách hàng, trình Ban Giám đốc phê duyệt và thực hiện theo đúng chính sách đã được duyệt.
• Xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch bán hàng cụ thể theo từng giai đoạn, trình Ban Giám đốc phê duyệt và thực hiện việc bán các sản phẩm, dịch vụ theo đúng kế hoạch để đạt được mục tiêu đã đặt ra.
• Tìm kiếm, kết nối và phát triển mạng lưới khách hàng mục tiêu cho công ty. Duy trì và chăm sóc các khách hàng hiện tại của công ty theo đúng chính sách đã đặt ra.
• Tìm kiếm đối tác thích hợp để kêu gọi đầu tư, góp vốn hoặc là tiến hành liên doanh, liên kết để thực hiện theo kế hoạch và chiến lược phát triển kinh doanh của công ty.
• Tiến hành thu thập và quản lý một cách khoa học, hiệu quả các thông tin và hồ sơ của khách hàng, đảm bảo tuân theo đúng quy định của công ty.
•  Nhiệm vụ của phòng kinh doanh về việc tư vấn tài chính và phát triển sản phẩm
• Đối với việc tư vấn tài chính: 
• Tiến hành các hoạt động tư vấn tài chính, bao gồm dòng tiền, cấu trúc tài chính, kiểm soát chi phí, công nghệ thông tin, quản trị cũng như các vấn đề tài chính khác.

Xem thêm: Làm rõ chức năng nhiệm vụ của phòng chăm sóc khách hàng.

Đối với việc phát triển sản phẩm

• Định kỳ cần thu thập, nghiên cứu và phân tích thông tin ngành, nhu cầu thị trường để tư vấn cho Ban Giám đốc định hướng phát triển, xác định vị thế trên thị trường, định vị sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường.
• Định kỳ thực hiện việc đánh giá hiệu quả kinh doanh của các sản phẩm, dịch vụ hiện có. Từ đó tìm ra biện pháp cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
• Tiến hành nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
• Xây dựng các quy trình, quy chế liên quan đến việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ của công ty.
• Tham gia vào nhóm nghiên cứu và phát triển sản phẩm của công ty. Có trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và đánh giá kết quả đạt được.

Xem thêm: Bạn đã biết chức năng nhiệm vụ của phòng Marketing chưa?

Mô hình tổ chức phòng kinh doanh

Bạn muốn tìm một mô hình tổ chức khoa học và hiệu quả nhất cho phòng kinh doanh của mình? Bạn không biết hiện nay có những mô hình kinh doanh nào có thể áp dụng để hoàn thiện và tăng tốc cho phòng kinh doanh của công ty. Dưới đây là một số mô hình kinh doanh bạn có thể tham khảo như:

Mô hình hòn đảo (The island)

Mô hình hòn đảo có thể hiểu đơn giản là việc bạn cung cấp cho đội ngũ kinh doanh những nền tảng cơ bản như: một vài buổi training, bản demo các sản phẩm mà công ty đang bán, thông tin về chính sách hoa hồng. Hoặc có thể có hoặc không một văn phòng làm việc với mục đích bán được càng nhiều sản phẩm, dịch vụ càng tốt. 

Với mô hình hòn đảo, ngoại trừ một người quản lý có quyền hạn cao nhất thì mỗi thành viên trong phòng kinh doanh về cơ bản đều làm việc độc lập. Mô hình này dễ dàng áp dụng với các quy trình kinh doanh đơn giản chỉ gồm 1 hoặc 2 bước bán hàng. 

Tuy nhiên mô hình kinh doanh hòn đảo rất ít được sử dụng bởi sẽ tạo ra môi trường cạnh tranh khốc liệt trong công ty. Đồng thời công ty ít có quyền kiểm soát thương hiệu đối với sản phẩm/dịch vụ, khó để thu thập và tổng hợp các dữ liệu kinh doanh quan trọng từ các cá nhân đơn lẻ bởi mỗi nhân viên kinh doanh có những phong cách quảng cáo bán hàng riêng.

Mô hình dây chuyền ( The assembly line)

Đây là mô hình được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi nó mang đến hiệu quả tối đa dựa trên chuyên môn hoá lực lượng lao động và sắp xếp tuần tự theo quy trình sản xuất. Chính vì vậy, bạn có thể áp dụng mô hình này cho phòng kinh doanh của công ty mình. Mô hình dây chuyền sẽ tổ chức phòng kinh doanh của bạn thành 4 nhóm theo chức năng:

• Lead generation team: Có trách nhiệm thu thập tên, số điện thoại, email và thông tin cần thiết của những người quan tâm tới sản phẩm/dịch vụ.
• Sales Development Representatives (SDRs): Có trách nhiệm tiếp cận và xác định các leads đủ điều kiện (qualified leads) bằng cách câu hỏi về nhu cầu của khách hàng, từ đó xác định quy trình ra quyết định.
• Account Executives (AEs): Có trách nhiệm chốt các đơn hàng thông qua việc gọi điện cho các SQLs, demo sản phẩm, xóa bỏ các mối lo ngại, thúc đẩy các thỏa thuận và cố gắng tối đa để chốt các đơn hàng.
• Customer Success team: Khi một đơn hàng được chốt, các khách hàng mới sẽ được chuyển qua cho nhóm này. Nhân viên sẽ tập trung chăm sóc những khách hàng sẵn có, khiến họ hài lòng nhằm gia tăng giá trị vòng đời khách hàng (lifetime value - LTV). Họ cũng cố gắng upsell hoặc cross - sell để tăng doanh số.

Mô hình dạng dây chuyền sẽ giúp chuyên biệt hóa đội ngũ nhân sự trong phòng kinh doanh. Khách hàng sẽ được chuyển đổi lần lượt qua các giai đoạn trong phễu bán hàng - từ lead đến SQL rồi đến khách hàng chính thức. Nhờ sự chuyên biệt hóa chức năng này, mỗi team trong phòng ban sẽ chịu trách nhiệm với những KPI kinh doanh riêng biệt và bạn có thể nhận ra những vấn đề đang tồn tại và khắc phục dễ dàng hơn.

Điểm mạnh của việc tổ chức phòng kinh doanh dạng dây chuyền là tạo ra và lặp lại quy trình chuẩn xác đối với việc tìm kiếm và nuôi dưỡng nguồn khách hàng tiềm năng. Nếu bạn triển khai đúng cách, doanh số của công ty sẽ tăng nhanh chóng. Đây là mô hình phòng kinh doanh tốt để giảm sự phức tạp trong các chu kỳ bán hàng, tăng hiệu quả kinh doanh, và dễ dàng mở rộng quy mô đội ngũ nhân sự. Bạn cũng không cần lo lắng về sự phức tạp dần lên của phễu bán hàng. 

Mô hình nhóm ( The pod)

Mô hình nhóm hoạt động dựa trên vòng đời khách hàng dạng phễu tương tự như mô hình dây chuyền, lấy khách hàng là trung tâm nhưng khác ở chỗ phòng kinh doanh sẽ thành lập các nhóm đa chức năng. Mỗi nhóm sẽ đảm nhận toàn bộ phễu bán hàng với các thành viên đóng những vai trò khác nhau. 

Ưu điểm của mô hình kinh doanh này là sự liên kết, cộng tác chặt chẽ trong từng nhóm giúp nhân viên vừa có thể hoàn thành tốt các công việc của mình, đồng thời nắm bắt được mục tiêu kinh doanh của toàn công ty. Hơn thế nữa, việc chia nhóm nhỏ sẽ linh hoạt và nhanh nhẹn hơn, thấu hiểu nhiều hơn trong nội bộ nhóm và giao tiếp tốt hơn trong phòng ban. 

Mô hình kinh doanh theo nhóm đặc biệt phù hợp với những startups đã đạt được những thành công nhất định và đang muốn tối ưu hóa các nguồn lực để tiếp cận thị trường và ngành nghề mới. Nếu bạn đang làm việc trong môi trường đầy cạnh tranh thì sẽ rất khó khăn nếu áp dụng mô hình nhóm. 

Kết luận

Trên đây là tất cả các thông tin giúp bạn trả lời câu hỏi chức năng nhiệm vụ phòng kinh doanh là gì? Mô hình tổ chức phòng kinh doanh ra sao? Hy vọng qua những chia sẻ từ bài viết trên đây sẽ mang đến cho bạn những thông tin hữu ích.

>>> Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí Salekit để tối ưu quá trình kinh doanh của bạn.