Ghim ngay 5 bí quyết kiểm kê hàng tồn kho tối ưu thời gian nhất

Đối với bất kỳ doanh nghiệp, cửa hàng nào, việc quản lý kho hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của công ty:

• Làm sao để bám sát được số lượng hàng hóa lưu trữ, cân đối lượng nhập và xuất kho để có kế hoạch kinh doanh đúng đắn?
• Làm sao để đảm bảo hàng luôn được xuất đi kịp thời, không bị hết hạn, lỗi thời?
• Làm sao có thể xác định chính xác vị trí của từng mặt hàng, xuất hàng đi nhanh chóng nhất khi có yêu cầu?
• Và làm sao để loại bỏ nguy cơ thất thoát hàng hóa đối với kho lưu trữ?

Do đó mỗi doanh nghiệp, chủ cửa hàng sẽ phải có một quy trình quản lý kho hàng hợp lý để giúp việc tìm kiếm hàng hóa trong kho nhanh hơn, nhất là khi số lượng mặt hàng kinh doanh lớn, kho hàng rộng hoặc có nhiều kệ hàng… Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ 5 bí quyết kiểm kê hàng tồn kho giúp bạn tối ưu thời gian nhất.

Tầm quan trọng của việc kiểm kê hàng tồn kho

• Nhờ kiểm hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ phát hiện kịp thời hàng hết hạn hoặc gần hết hạn, hàng có vấn đề, hàng có lượng tồn vượt định mức… để có cách xử lý, xả hàng phù hợp.
• Giúp giải phóng hàng tồn kho đúng lúc, góp phần hạn chế sự lãng phí không đáng có (hàng hết hạn, hư hại), giảm chi phí thuê kho (thuê nhân công, sử dụng dịch vụ lưu trữ,…),  từ đó tiết kiệm cho doanh nghiệp một khoảng không hề nhỏ.
• Dòng vốn lưu động được sử dụng hiệu quả hơn cho các hoạt động khác của doanh nghiệp thay vì dồn quá nhiều vào hàng tồn kho ứ đọng.
• Nếu có sự sai lệch giữa số lượng kiểm kho thực tế với báo cáo tồn kho, sẽ nói lên nhiều vấn đề: sự yếu kém trong năng lực quản lý kho hoặc có sự gian lận lấy cắp hay tuồn hàng ra ngoài… Nhờ vậy chủ doanh nghiệp sẽ có căn cứ để điều tra, ngăn chặn sự thiệt hại kịp thời.

Xem thêm: Mách bạn cách quản lý hàng hóa hiệu quả chống thất thoát

Hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

1. Kiểm kê hàng tồn thường xuyên

Mức độ kiểm kho thường xuyên có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng. Áp dụng cho doanh nghiệp lưu trữ các sản phẩm thiết bị, máy móc, hàng hóa đặc trưng có giá trị cao, đơn vị xây dựng lắp đặt…

Ưu điểm là có thể xác định được chính xác, liên tục lượng hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào, hạn chế tối đa các vấn đề thất thoát, sai lệch. Chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình hàng hóa sớm để có kế hoạch kinh doanh, xả hàng. Tuy nhiên kiểm kho thường xuyên sẽ khá tốn nhân sự lẫn thời gian, khối lượng công việc của kế toán cũng nhiều hơn.

2. Kiểm kê hàng tồn định kỳ

Thời gian kiểm hàng tồn kho được lên kế hoạch cụ thể, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp.  

Hình thức này được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng đối với loại hình kinh doanh hàng số lượng lớn, giá trị thấp hoặc trung bình, sản phẩm đa dạng chủng loại mẫu mã, hàng thương mại điện tử thường xuyên xuất lẻ,…

Ưu điểm là công việc tập trung vào một thời điểm, không mất nhiều thời gian như hình thức kiểm kê thường xuyên. Có thể áp lực trong vài ngày nhưng xét về lâu ngày thì kế toán sẽ “dễ thở” hơn.

Khuyết điểm là thời gian giãn cách giữa các lần kiểm kho khá xa, nên chủ doanh nghiệp khó nắm bắt chính xác tình hình, nếu có vấn đề sơ sót sẽ khó điều tra phát hiện hơn.

Như vậy, tùy nhu cầu của doanh nghiệp cũng như quy mô kho, loại hàng, nguồn nhân lực và chính sách kho hàng để chọn ra phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp. 

Xem thêm: Trọn bộ 'bí kíp' giải quyết hàng tồn kho dịp cuối năm cho các chủ cửa hàng

Bí quyết nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng

1. Soát hóa đơn, phiếu nhập, xuất kho

Đây có thể cho là một trong những công việc chính của một người làm công việc liên quan đến quản lý kho cho dù là kho hàng nhỏ của các shop bán lẻ hay kho hàng lớn của các đại lý, doanh nghiệp. Việc biết cách kết hợp và xử lý khoa học khi tiếp nhận và phải kiểm tra một loạt các chứng từ, xuất, nhập, lưu chuyển hàng là một bài toán được đặt ra cho các nhà quản lý. Đây không chỉ đơn thuần là một công việc ghi chép hóa đơn mà nó cần phải thực hiện sao cho tối ưu và năng suất nhất.

Trước hết, hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn đã có sự am hiểu nhất định về sản phẩm và quy trình lập phiếu, tính toán hàng hóa nhập kho một cách thông thạo.

2. Kỹ năng sắp xếp hàng hóa tối ưu

Cùng một không gian, diện tích nhất định, những người biết cách sắp xếp hàng hóa của mình sao cho tối ưu nhất là những người chiến thắng. Nó sẽ giúp cho hiệu suất công việc quản lý lẫn các khâu tiếp theo được tiến hành trơn tru và tránh được tình trạng hàng tồn kho hay bỏ sót hàng.

Ngoài ra, hãy trang bị sẵn sàng những tấm kệ để có thể bảo quản hàng hóa của bạn trong điều kiện tốt nhất. Tránh xa các tác động không đáng có có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của bạn.

3. Đánh dấu hàng hóa

Đây có thể là một mẹo hay giúp bạn xác định được hàng hóa cần tìm giữa hàng trăm, hàng nghìn mặt hàng khác nhau. Việc đánh dấu, phân loại này có thể dựa trên nhiều cấp độ như ngày nhập, ngày hạn sử dụng, theo mẫu mã, theo trend... để có phương án và biện pháp xuất nhập tối ưu nhất.

Việc đánh dấu hàng hóa sẽ được khoa học hơn khi bạn sử dụng các công cụ Word, Excel, access để tạo bảng tính và các danh sách, kế hoạch đấy!

4. Hệ thống hóa sổ sách lưu trữ về kho

Với một lượng vô cùng lớn hàng hóa ra vào hằng ngày, việc ghi chép đối với nhân viên quản lý kho sẽ vô cùng vất vả. Tuy nhiên hoạt động này có lẽ vẫn chưa được thực hiện một cách chuẩn xác và hiệu quả nhất. Thay vì sử dụng sức người thì ngày nay có rất nhiều phần mềm có khả năng xử lý thông tin trong kho một cách chuẩn xác, giúp chủ shop, doanh nghiệp giảm thiểu được rủi ro sai sót trong quá trình nhập hàng hóa. Các phần mềm quản lý kho ngày nay không chỉ vô cùng thuận tiện mà còn liên kết bạn với các tính năng, nguồn cung ứng khác.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Salekit để tối ưu công việc quản lý hàng hoá của mình nhé !

Lưu ý trong quá trình quản lý hàng hóa

• Luôn khóa và niêm phong kho đúng quy định nhằm đảm bảo an toàn
• Ngoài nhân sự cố định trong kho, bất kỳ ai khi đến kho đều phải có sự chấp thuận của người quản lý và được thông báo trước.
• Đề phòng các trường hợp tiếp cận kho bất thường (tránh trộm cắp, đột nhập). Kho luôn cần có bảo vệ.
• Nếu sử dụng các dịch vụ lưu trữ hay quản lý cần ký hợp đồng. Trong đó nêu các thỏa thuận, chính sách rõ ràng, đặc biệt trong trường hợp bồi thường khi xảy ra sự cố đối với hàng hóa.
• Nên đưa ra định mức lượng tồn kho của từng mặt hàng để dễ dàng kiểm soát

Tóm lại

Như vậy, để kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng, sắp xếp công việc hợp lý, sử dụng công nghệ phù hợp, chú trọng đến việc đào tạo nhân viên và thực hiện theo kế hoạch cụ thể. Nếu bạn áp dụng đúng những bí quyết này, chắc chắn rằng quá trình kiểm kê hàng tồn kho của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất. Chúc bạn thành công!