Tại sao phải quản lý hàng tồn kho: Bí quyết tiết kiệm chi phí

Tại sao phải quản lý hàng tồn kho? Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tránh lãng phí và đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn suôn sẻ. Bằng cách nắm rõ số lượng, chất lượng và thời gian lưu trữ hàng hóa, doanh nghiệp có thể tối ưu nguồn lực và tăng lợi nhuận.

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là các sản phẩm, nguyên liệu hoặc bán thành phẩm được lưu trữ trong kho của doanh nghiệp để phục vụ bán ra hoặc sản xuất trong tương lai. Nhiều người thường nhầm lẫn hàng tồn kho là những mặt hàng lỗi thời, hư hỏng hoặc không bán được, nhưng thực tế, chúng thường được xem như một nguồn dự phòng hoặc là thành phần quan trọng trong quy trình sản xuất mới.

Đối với doanh nghiệp, hàng tồn kho được coi là tài sản ngắn hạn, có thể được sử dụng trực tiếp trong sản xuất hoặc bán ra để tạo doanh thu. Vai trò của hàng tồn kho đặc biệt quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và duy trì hoạt động sản xuất liên tục.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là quá trình kiểm soát toàn bộ hoạt động liên quan đến nhập, lưu trữ và sử dụng hàng tồn trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho có thể bao gồm nguyên liệu thô, linh kiện, bán thành phẩm hoặc sản phẩm hoàn chỉnh, và việc quản lý chúng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất và vận hành của doanh nghiệp.

Để quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:

• Xác định tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý so với nhu cầu sản xuất và kinh doanh.
• Kiểm soát chính xác lượng hàng tồn nhằm tránh dư thừa hoặc thiếu hụt.
• Đảm bảo diện tích kho và điều kiện cơ sở vật chất phù hợp với khối lượng hàng hóa.
• Đánh giá năng lực thiết bị, máy móc và nhân lực đáp ứng nhu cầu sản xuất.
• Nắm bắt chính xác nhu cầu thực tế của khách hàng.
• Tính toán chi phí quản lý và chi phí cơ hội liên quan đến hàng tồn kho.

Quản lý hàng tồn kho là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, giám sát dòng chảy hàng hóa từ sản xuất đến kho lưu trữ và cuối cùng đến tay khách hàng. Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc có chuỗi cung ứng phức tạp, việc kiểm soát tồn kho là thách thức, dễ dẫn đến rủi ro thiếu hụt hoặc dư thừa. Vì vậy, lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa lợi ích, giảm chi phí và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tại sao phải quản lý hàng tồn kho?

1. Giảm thiểu tình trạng hết hàng và thiếu hàng

Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà bán lẻ, tránh được tình trạng thiếu hụt sản phẩm, từ đó mang đến trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho khách hàng.

Nhờ các công cụ quản lý kho, ban lãnh đạo có thể theo dõi chính xác số lượng hàng hóa, đảm bảo sản phẩm bán chạy luôn có đủ trong kho mà không làm dư thừa vốn, đồng thời tối ưu hóa dòng tiền và hiệu quả kinh doanh.

2. Tối ưu biên độ lợi nhuận

Quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu kho và đảm bảo đủ sản phẩm để phục vụ các đơn hàng. Nhờ đó, biên lợi nhuận được cải thiện, giúp doanh nghiệp và các nhà bán lẻ tối đa hóa lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh.

3. Tăng hiệu suất bán hàng đa kênh và tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng

Đối với doanh nghiệp kinh doanh trên nhiều kênh, việc theo dõi tổng số hàng tồn kho trên tất cả các kênh thường gặp nhiều khó khăn.

Bằng cách áp dụng giải pháp quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể phân phối và sử dụng hàng hóa hợp lý tại từng điểm bán, giúp sản phẩm tiếp cận khách hàng nhanh hơn và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng.

4. Tinh gọn các hoạt động vận hành

Khi doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, các khâu bán hàng, nhận và vận chuyển đơn hàng sẽ được thực hiện trơn tru hơn, giúp giảm thiểu sai sót và lãng phí thời gian. Nhờ đó, quy trình vận hành trở nên gọn nhẹ, đồng thời hỗ trợ tăng doanh số và hiệu quả kinh doanh tổng thể.

Các biện pháp giải quyết tình trạng hàng tồn kho

Kiểm kê kho thủ công thường xuyên

Phương pháp kiểm kê thủ công là cách đơn giản và dễ thực hiện, phù hợp với các cửa hàng nhỏ hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bạn chỉ cần theo dõi hàng tồn kho trên giấy tờ hoặc Excel mà không cần phần mềm phức tạp, tiết kiệm chi phí và thao tác nhanh chóng.

Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những hạn chế: dữ liệu phải nhập thủ công, dễ xảy ra nhầm lẫn, tốn nhiều công sức và khó kiểm soát số liệu chính xác. Đồng thời, bảo mật thông tin có thể bị ảnh hưởng nếu người quản lý không thành thạo công nghệ hoặc Excel. Vì vậy, phương pháp này khó áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và lớn với khối lượng hàng hóa phức tạp.

Quản lý kho bằng phương pháp mã vạch

Mã vạch là công nghệ giúp thu thập thông tin hàng hóa thông qua mã được gắn trực tiếp trên sản phẩm, sử dụng máy quét để đọc dữ liệu. Đây là phương pháp phổ biến tại siêu thị hoặc các doanh nghiệp sản xuất lớn.

Khi áp dụng mã vạch một cách khoa học, doanh nghiệp có thể nắm rõ số lượng, tình trạng và vị trí hàng hóa chỉ trong vài giây. Giải pháp này giúp quản lý kho nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và công sức so với kiểm kê thủ công, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình theo dõi và lưu trữ hàng tồn kho.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Trong thời đại 4.0, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho không còn là điều xa lạ đối với doanh nghiệp. Các phần mềm này giúp tối ưu hóa quy trình nhập – xuất – tồn, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Một số phần mềm phổ biến hiện nay gồm:

• Salekit.com
• KiotViet
• Sapo POS
• Ecount
• SalesBinder
• ...

Trong các phần mềm nêu trên bạn chưa biết nên lựa chọn bên nào chúng tôi gợi ý phần mềm Salekit.com. Đây là phần mềm quản lý kho và bán hàng trực tuyến toàn diện, được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả hàng tồn, tối ưu quy trình nhập – xuất – tồn và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Khác với các phương pháp quản lý thủ công hoặc sử dụng mã vạch truyền thống, Salekit.com cho phép cập nhật số liệu theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nắm rõ chính xác số lượng, vị trí và trạng thái từng sản phẩm trong kho, từ đó giảm thiểu tình trạng thiếu hoặc dư hàng.

Một trong những điểm mạnh nổi bật của Salekit.com là khả năng quản lý nhiều kho và nhiều chi nhánh cùng lúc, đồng thời tích hợp bán hàng đa kênh, từ POS tại cửa hàng, bán online trên website, sàn TMĐT đến các kênh social media. Hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan về tồn kho, doanh thu và lợi nhuận giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, chính xác, đồng thời dự đoán nhu cầu thị trường để lên kế hoạch nhập hàng hợp lý.

Bên cạnh đó, Salekit.com còn ưu tiên trải nghiệm người dùng với giao diện thân thiện, dễ thao tác, phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ chưa có nhiều kinh nghiệm công nghệ. Hệ thống bảo mật cao đảm bảo dữ liệu kinh doanh được an toàn tuyệt đối, đồng thời hỗ trợ đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị, giúp quản lý kho và bán hàng mọi lúc, mọi nơi. Nhờ những tính năng này, Salekit.com không chỉ giúp tối ưu chi phí vận hành mà còn giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho một cách thông minh và bền vững.

Tổng kết

Tại sao phải quản lý hàng tồn kho? Bởi đây là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu quy trình vận hành và đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời. Áp dụng các giải pháp từ kiểm kê thủ công, mã vạch đến phần mềm chuyên dụng như Salekit.com sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, nâng cao hiệu quả kinh doanh và gia tăng lợi nhuận.