Quản lý kho là gì? Cách quản lý kho hàng hiệu quả tránh thất thoát hàng hóa

Quản lý kho hàng là một trong những vấn đề vô cùng quan trọng của các doanh nghiệp/cửa hàng hiện nay. Nếu không biết cách quản lý kho hàng không tốt sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa, thiệt hại về kinh tế. Vậy quản lý kho là gì? Cách quản lý kho hàng hiệu quả nào hiện nay? Cùng Salekit đi tìm câu trả lời thông qua bài viết dưới đây nhé!

Quản lý kho là gì?

Kho hàng là nơi tập chung, lưu giữ và bảo quản hàng hóa kinh doanh của các doanh nghiệp, cửa hàng. Quản lý kho hàng là là công việc liên quan đến cách tổ chức, sắp xếp hàng hóa, báo cáo số lượng hàng hóa liên tục để đảm bảo quá trình vận hành của cửa hàng hay công ty. 

Quản lý hàng hóa giúp quá trình sản xuất, cung cấp và phân phối các thiết bị, sản phẩm đúng thời điểm góp phần giảm chi phí lưu thông và có thể sử dụng cơ sở vật chất của kho một cách hợp lý.

Tại sao cần quản lý kho hàng?

Là chủ một doanh nghiệp/cửa hàng, nếu bạn không có sự hiểu biết kỹ càng về việc quản lý kho thì sẽ khó tránh khỏi việc thất thoát hàng hóa, sai sót trong kiểm kê…Bạn nên nhớ rằng hàng hóa chính là tiền của bạn, nếu bạn không ý thức rõ tầm ảnh hưởng của quản lý kho, rất có thể bạn sẽ bị lỗ nặng, thậm chí nợ nần chồng chất. Chính vì vậy, việc quản lý hàng hóa hiệu quả sẽ mang đến cho doanh nghiệp/cửa hàng những lợi ích sau:

2.1 Tránh thất thoát hàng hóa

Việc thất thoát hàng hóa đến từ rất nhiều nguyên nhân khác nhau từ chủ quan cho đến khách quan. 

• Hàng hóa vỡ hỏng, ẩm mốc, hư hao do khâu bảo quản sản phẩm thiếu chuyên nghiệp. 
• Mất cắp do người mua tại quầy bán lẻ
• Nhân viên bán hàng, kho hàng đánh cắp, biển thủ công quỹ hoặc hàng hóa...

Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

2.2 Tiết kiệm chi phí

Quản lý kho hàng sẽ giúp chủ doanh nghiệp/cửa hàng nắm rõ thông tin của các mặt hàng, biết được sản phẩm nào đang bán chạy, sản phẩm nào đang bán chậm cũng như có khả năng tồn đọng lớn để có thể lên kế hoạch mua bán bổ sung cũng như phương hướng giải quyết hàng tồn.

Bên cạnh đó phát hiện sớm những hàng hóa tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết. Đồng thời giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể từ việc mua và bảo quản hàng hóa. Bạn có thể sử dụng số tiền này để đầu tư vào các mặt hàng đưa đến lợi ích cao hơn cho cửa hàng.

Xem thêm: Những khó khăn thường gặp khi quản lý kho hàng và cách khắc phục

2.3 Bảo quản hàng hóa tốt hơn

Với những mặt hàng dễ vỡ hoặc nông sản, nếu không được bảo quản kỹ càng sẽ rất dễ hỏng và đưa đến tổn thất vô cùng lớn cho cửa hàng. Quản lý hàng hóa hiệu quả sẽ giúp bạn phân loại, sắp xếp hay theo dõi thông tin hàng sẽ giúp chủ cửa hàng có thể bảo quản hàng hóa tốt hơn, giảm thiểu thiệt hại.

2.4 Quay vòng vốn dễ dàng hơn

Bạn muốn nhập bất cứ sản phẩm nào về bán cũng đều phải sử dụng một phần vốn nhất định. Nếu quản lý kho không tốt, hàng tồn kho chất chứa quá nhiều đồng nghĩa với vốn của bạn cũng đang đọng lại, không những khiến việc kinh doanh khó phát triển mà còn gây ra thua lỗ. Chính vì vậy, việc quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, từ đó tránh được tình trạng hàng hóa bị hỏng hoặc quá hạn sử dụng.

Quy trình quản lý kho, quản lý hàng hóa cơ bản

Trong thực tế, có rất nhiều chủ cửa hàng đang còn gặp nhiều khó khăn và vướng mắc khi thực hiện công tác quản lý kho. Nhiều người thường thắc mắc về công việc của một thủ kho là gì? Để quản lý kho hiệu quả hơn, bạn cần nắm vững các bước sau:

• Nhập hàng: Nhập hàng là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho và cũng là bước quan trọng nhất giúp quản lý tồn kho chính xác. Đây là những công việc liên quan đến làm thủ tục nhập hàng. Việc này đòi hỏi quản lý khi làm phiếu mua hàng phải tuân thủ các quy tắc phòng cháy chữa cháy, và an toàn kho. Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp cẩn thận, đúng quy tắc, tránh gây ẩm mốc, gãy đổ.
• Xuất hàng: Những công việc liên quan như làm thủ tục, ký giấy xuất hàng, đảm bảo hàng được giao đúng ngày giờ quy định. 
• Kiểm kê: Đây là bước để theo dõi hàng hóa trong kho đang ở tình trạng nào? Thiếu hay tồn kho? Sắp xếp hàng hóa đã đúng với tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy chưa? Có đảm bảo an toàn cho các mặt hàng hay không.
• Báo cáo: đây là bước quan trọng trong quy trình quản lý kho. Nhờ vào số liệu báo cáo, ta có thể đưa ra những chỉ đạo kịp thời: nhập hàng thiếu, bán giảm giá để giải quyết hàng tồn kho hay thay đổi quy trình…

Tùy thuộc vào quy mô và và số lượng hàng hóa mà quy trình quản lý kho, quản lý hàng hóa của mỗi cửa hàng, doanh nghiệp cũng có sự thay đổi. Bạn cần dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp/cửa hàng để có thể điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.

>>> Đăng ký dử dụng miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Salekit để quản lý kho hàng và bán hàng hiệu quả hơn

Cách quản lý kho hàng hiệu quả tránh thất thoát hàng hóa

Để quản lý kho hàng hiệu quả tránh thất thoát hàng hóa bạn có thể tham khảo một số giải pháp dưới đây:

4.1 Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

Khi quản lý kho hàng, việc sắp xếp, bố trí hàng hóa khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Hàng hóa khi được sắp xếp một cách khoa học sẽ giúp nhân viên kho tiết kiệm được thời gian tìm kiếm hàng hóa, vận chuyển hàng hóa, nhập xuất kho... nhanh hơn.

4.2 Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước

Có thể hiểu đơn giản quy tắc nhập trước – xuất trước có nghĩa là mặt hàng nào nhập vào trước thì cần được xuất ra trước. Quy tắc này được áp dụng phổ biến khi kinh doanh các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn; dễ hư hỏng; dễ lỗi thời…

4.3 Lưu mã vạch cho sản phẩm

Việc lưu mã vạch sản phẩm giúp bạn tìm kiếm và quản lý hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khi hàng hóa có dán mã vạch, bạn chỉ cần dùng máy quét mã vạch quét mã trên sản phẩm là bạn có thể bổ sung biến động hàng dư – tồn một cách nhanh chóng lên phần mềm quản lý, tránh khỏi sai sót do nhập sai số liệu hàng hoá. Bạn có thể nhập mã vạch bằng tay trên Excel hoặc sử dụng những phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp. 

4.4 Sắp xếp loại hàng hóa theo thứ tự bảng chữ cái (A,B,C)

Cách sắp xếp như thế này sẽ giúp người lấy hàng cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn cũng như kiểm soát được lượng hàng của mình đang trong tình trạng như thế nào. Bạn có thể phân loại sản phẩm của mình theo từng nhóm như:

• A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm
• B: Sản phẩm có giá trị vừa phải có tần suất bán ra trung bình
• C: Sản phẩm có giá trị thấp lại bán có tần suất rất cao

Xem thêm: Gợi ý cách sắp xếp kho hàng nhanh - gọn - lẹ, dễ tìm hiếm hàng hóa 

4.5 Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng

Hiện nay có khá nhiều chủ cửa hàng vẫn sử dụng sổ sách hoặc file excel để quản lý hàng hóa trong kho. Tuy nhiên cách thức quản lý kho này lại dần trở nên lạc hậu và khiến việc quản lý tốn rất nhiều thời gian, công sức, dễ xảy ra sai sót. Quản lý kho bằng các phần mềm đang dần trở thành sự lựa chọn của nhiều chủ cửa hàng với sự hiệu quả và chính xác cao. 

Salekit được biết đến như một giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả được nhiều doanh nghiệp/cửa hàng tin tưởng sử dụng hiện nay. Salekit sẽ hỗ trợ bạn các công việc:

• Hỗ trợ quản lý nhiều kho hàng ở nhiều địa chỉ khác nhau
• Kiểm soát, cập nhật thông tin nhập hàng, trả hàng NCC, điều chuyển giữa các kho một cách nhanh chóng
• Kiểm kho nhanh chóng chỉ với 1 vài thao tác đơn giản, hỗ trợ dùng máy quét mã vạch
• Tự động tính giá trị hàng tồn kho theo tháng
• Quản lý xuất - nhập hàng
• Cập nhật báo cáo, thống kê kho chi tiết về hàng hóa

Phần mềm quản lý bán hàng Salekit giúp bạn quản lý mọi quy trình trong kinh doanh từ khâu - nhập đến thống kê hàng hóa, bạn chỉ cần một chiếc smartphone hoặc máy tính là có thể biết được tiến độ công việc đến đâu từ đó đưa ra những kế hoạch, chiến lược kinh doanh phù hợp.

Đăng ký trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Salekit tại đây

Tóm lại

Quản lý kho hàng là công việc rất quan trọng bởi nó quyết định đến sự thành công của bạn trong hiện tại và tương lai. Bài viết trên đây chúng tôi đã giúp bạn giải đáp câu hỏi: Quản lý kho là gì,cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất để tránh thất thoát hàng hóa. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn. 

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí Salekit chúc các bạn có một ngày làm việc hiệu quả.