Mẫu email gửi báo giá khách hàng mà bất cứ ai cũng muốn mở

Báo giá là công việc không thể thiếu trong mỗi đơn vị kinh doanh, nhất là họ phải làm việc với các khách hàng lớn. Mẫu email gửi báo giá khách hàng giúp quy trình báo giá của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn, cung cấp thêm thông tin và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm/dịch vụ. Vậy hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của Salekit.io để tìm hiểu một số mẫu email thường dùng khi báo giá cho khách hàng nhé! 

Email báo giá khách hàng là email gì? 

Email báo giá khách hàng là một loại email khá thông dụng, được sử dụng để thông báo chi tiết giá bên bán cho bên mua. Ngoài ra, nó cũng là văn bản cần thiết khi hai bên giao dịch, ký kết hợp đồng hay giải quyết những tranh chấp (nếu có).

Doanh nghiệp thường phải gửi email báo giá cho những khách hàng lớn, đang có nhu cầu mua sản phẩm với số lượng lớn, hoặc có nhiều hạng mục chiết khấu, thanh toán theo từng đợt. Mục đích của nó là gửi thông tin đến khách hàng để họ cân nhắc và đưa ra quyết định chốt đơn/ký hợp đồng. 

Một mẫu email gửi báo giá để phát huy được hiệu quả của mình cần đảm bảo trình bày đầy đủ, cụ thể và rõ ràng từng phần. Đặc biệt, người làm kinh doanh nên tránh viết email báo quá quá cẩu thả, như vậy chỉ khiến khách hàng càng có ấn tượng tiêu cực về công ty. 

Email báo giá khách hàng 

Các mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp nhất 2023 

Khi tìm kiếm các mẫu email gửi báo giá khách hàng, doanh nghiệp cần lưu ý xác định nhu cầu của khách hàng là gì. Đối với khách hàng có nhu cầu tham khảo giá chung và khách hàng có nhu cầu cụ thể về một loại sản phẩm/dịch vụ hay yêu cầu riêng biệt về thiết kế, bản báo giá sẽ có sự khác biệt nhất định. 

Mẫu email gửi báo giá khách hàng cơ bản

Tiêu đề: Báo giá sản phẩm/dịch vụ [Tên của sản phẩm hay dịch vụ đó] - [Tên công ty]

Kính gửi [Tên của khách hàng]

Chúng tôi chân thành cảm ơn bạn vì đã quan tâm đến [Tên công ty]. Dựa trên yêu cầu mà bạn cung cấp, chúng tôi xin gửi đến bạn bản báo giá về các sản phẩm/dịch vụ nổi bật của công ty. 

Dưới đây là bảng báo giá chi tiết: 

[Đính kèm báo giá dạng file PDF hoặc liệt kê bảng báo giá ngay trong email]

** Lưu ý: [Bảng giá trên đã bao gồm VAT hay chưa?]

Thời gian giao hàng: [Dự kiến….sau khi bạn hoàn tất thanh toán]

Chúng tôi rất tự hào khi có thể cung cấp cho Quý khách hàng chất lượng hàng đầu cũng như mức giá cạnh tranh trên thị trường. Chính sách bảo hành và chính sách chăm sóc bán hàng của công ty cũng sẽ được đính kèm trong bảng báo giá. 

Trong trường hợp bạn có bất kỳ câu hỏi nào cần giải đáp, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua [Số điện thoại/Email]. Một lần nữa, [Tên công ty] xin cảm ơn sự quan tâm của Quý khách hàng đến sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi. Hy vọng chúng tôi sẽ được phục vụ bạn trong tương lai gần. 

Trân trọng,

[Tên người gửi mail]

[Chức vụ của người gửi trong công ty]

[Tên công ty]

[Địa chỉ công ty]

[Số điện thoại] 

[Email liên hệ]

Mẫu email gửi báo giá khách hàng với yêu cầu cụ thể

Tiêu đề: Báo giá sản phẩm/dịch vụ [Tên của sản phẩm hay dịch vụ đó] - [Tên công ty]

Kính gửi [Tên của khách hàng]

[Tên công ty] chân thành cảm ơn bạn vì đã quan tâm đến [Tên sản phẩm] của chúng tôi. Dựa trên yêu cầu mà bạn cung cấp, chúng tôi xin gửi đến bạn bản báo giá cụ thể của sản phẩm này. 

Dưới đây là bảng báo giá chi tiết: 

[Đính kèm báo giá dạng file PDF hoặc liệt kê bảng báo giá ngay trong email]

** Lưu ý: [Bảng giá trên đã bao gồm VAT hay chưa?]

Mời Quý khách hàng xem thêm hình ảnh cũng như đánh giá sản phẩm tại đây. 

Thời gian giao hàng: [Dự kiến….sau khi bạn hoàn tất thanh toán]

Chúng tôi rất tự hào khi có thể cung cấp cho Quý khách hàng chất lượng hàng đầu cũng như mức giá cạnh tranh trên thị trường. Chính sách bảo hành và chính sách chăm sóc bán hàng của công ty cũng sẽ được đính kèm trong bảng báo giá. 

Trong trường hợp bạn có bất kỳ câu hỏi nào cần giải đáp, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua [Số điện thoại/Email]. Một lần nữa, [Tên công ty] xin cảm ơn sự quan tâm của Quý khách hàng đến sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi. Hy vọng chúng tôi sẽ được phục vụ bạn trong tương lai gần. 

Trân trọng,

[Tên người gửi mail]

[Chức vụ của người gửi trong công ty]

[Tên công ty]

[Địa chỉ công ty]

[Số điện thoại] 

[Email liên hệ]

Mẫu email gửi báo giá khách hàng 

Cách viết email gửi báo giá cho khách hàng

Bên cạnh việc tham khảo các mẫu email gửi báo giá khách hàng, người làm kinh doanh cũng cần lưu ý một số điều sau tạo ấn tượng với khách hàng và gia tăng hiệu quả chốt đơn: 

Thu hút khách hàng bằng tiêu đề email 

Mỗi một ngày, khách hàng sẽ phải nhận nhiều email khác nhau. Bởi vậy, doanh nghiệp cần làm thế nào để khách hàng biết rõ đó là bảng báo giá mà họ đang tìm kiếm. Để làm được điều này, không có gì thiết thực hơn là một tiêu đề email rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiệu. Ví dụ như “Bảng báo giá sản phẩm ABC - Công ty XYZ”, “Công ty XYZ gửi báo giá về sản phẩm ABC”...

Bắt đầu bằng lời chào và giới thiệu đơn vị báo giá

Ngoài vấn đề email báo giá bị “lẫn” vào trong các email rác, chúng còn phải “cạnh tranh” với nhiều công ty khác khi khách hàng có nhu cầu tìm hiểu giá bán từ nhiều đơn vị khác nhau.

Trước hết, hãy gửi một lời chào đến khách hàng để tạo thiện cảm với họ. Tiếp đến, người gửi email cần giúp cho khách hàng nhận ra bạn bằng cách cho họ biết bạn là ai, đến từ công ty nào. Mặt khác, đừng quên phác thảo những gì công ty bạn đang làm, những sản phẩm mà công ty đã cung cấp và giá trị công ty mang lại cho khách hàng. 

Trình bày ngắn gọn nội dung email 

Thông thường, mẫu email gửi báo giá cho khách hàng cần có đầy đủ ba phần: mở bài, thân bài và kết bài. Người gửi cần dựa vào mục tích và nhu cầu của khách hàng để triển khai nội dung sao cho phù hợp. Tuy nhiên, hãy đảm bảo nội dung cô đọng, súc tích và dễ hiểu. 

Trong trường hợp bạn viết email báo giá phản hồi khách hàng, bạn có thể đi thẳng luôn vào vấn đề mà không cần giải thích lý do gửi email dài dòng. Lúc này, email cần bám vào mục đích viết thư. 

Đính kèm tệp/ảnh hoặc link liên kết để báo giá sản phẩm

Đối với email gửi báo giá khách hàng, file đính kèm đặc biệt quan trọng. Chúng thường được chèn vào cuối email để người nhận dễ dàng xem, tải xuống cũng như lưu trữ nội dung. Do đó, hãy kiểm tra lại nội dung đúng và đủ tệp trước khi khi gửi, tên file đính kèm cũng nên đặt theo nội dung file để người xem dễ theo dõi. 

Chú ý đến bảng báo giá chi tiết cho khách hàng 

Khi gửi email báo giá cho khách, bảng báo giá được xem là một trong những phần mà doanh nghiệp cần quan tâm nhất. Bảng báo giá cần đảm bảo có những thông tin cụ thể như: 

+ Tên sản phẩm/dịch vụ;

+ Mô tả thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ, có thêm hình ảnh minh họa (nếu có) 

+ Mức giá bán của sản phẩm/dịch vụ 

+ Số lượng

+ Thành tiền

+ Tổng chi phí

+ Khuyến mãi/ưu đãi (nếu có)

+ VAT (nếu có)

+ Tổng số tiền khách hàng cần thanh toán

Bổ sung thông tin điều khoản và văn bản pháp lý

Các thông tin về điều khoản hay các văn bản pháp lý cũng cần có trong email báo giá. Điển hình như thời gian thanh toán, điều kiện bảo hành, phụ lục và thông tin liên hệ cũng như các quy trình thanh toán và hành chính. Bảng báo giá càng chỉnh chu thì càng thể hiện được sự chuyên nghiệp của công ty. 

Tạo chữ ký email 

Kết thúc mẫu email gửi báo giá khách hàng thường cần có một chữ ký email thể hiện tính cá nhân hóa của doanh nghiệp. Chữ ký email nên chứa các thành phần như: 

+ Lời cảm ơn 

+ Họ và tên (đầy đủ) 

+ Vị trí công ty 

+ Số điện thoại, địa chỉ email của công ty…

Email báo giá cần có tiêu đề nổi bật để khách hàng mở mail 

Tham khảo thêm: 5 cách viết email tiếng Anh cho khách hàng chuyên nghiệp 2023 

Tối ưu hóa quá trình gửi email báo giá khách hàng qua Salekit 

Để tối ưu hóa quá trình gửi email báo giá cho khách hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm Salekit. Phần mềm này nổi tiếng là một nền tảng hỗ trợ bán hàng và quản lý khách hàng chuyên nghiệp hàng đầu. Một số tính năng của Salekit có thể áp dụng vào quy trình gửi mail báo giá cho khách như: 

• Quản lý khách hàng một cách thông minh: Doanh nghiệp có thể sử dụng các tag phân loại khách hàng mới hoặc khách hàng đang có nhu cầu báo giá để dễ dàng gửi email báo giá cho cả nhóm khách hàng.
• Tạo mẫu email gửi báo giá khách hàng: Việc tạo email mẫu trên Salekit vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần chọn khung email và hoàn thành phần mô tả email, nội dung và chân email là đã có một email báo giá hoàn thiện. Với nó, doanh nghiệp có thể gửi cho khách hàng một cách nhanh chóng.
• Gửi chiến dịch email báo giá cho khách hàng: Người dùng Salekit có thể sử dụng mẫu email báo giá vừa tạo để gửi cho hàng loạt khách hàng (theo tệp phân loại khách hàng hoặc tạo danh sách khách hàng cần gửi). Với tính năng này, doanh nghiệp cũng có thể tạo lịch gửi bất cứ lúc nào, tốc độ gửi email của phần mềm lên đến 100 email/phút.
• Automation: Đây là tính năng nổi bật của Salekit. Nó sẽ giúp doanh nghiệp tạo luồng flow tự động theo hành vi khách hàng. Người dùng cần thiết lập một flow kịch bản theo hướng dẫn của Salekit, đồng thời tạo nội dung Message và lịch gửi email. Khi khách hàng đi vào flow này, email báo giá sẽ được tự động gửi cho họ.
• Thống kê và báo cáo chiến dịch email báo giá: Sau khi gửi email để báo giá cho khách, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng Salekit để đánh giá hiệu quả và có cải tiến kịp thời. Một số chỉ số mà Salekit theo dõi như: Sents (số lượng email được gửi đi); Opens (Số lượng email đã được mở); Clicks (Số lượt click vào link đính kèm trong email - nếu có); Goals (Số mục tiêu đạt được), Bounces (Số lượng email bị lỗi không thể gửi đi được), Complaint (Số lượng email bị khiếu nại là thư rác), Unsubs (Số lượng email đã bị khách hàng bấm “Ngừng nhận email”...

Gửi chiến dịch email báo giá cho hàng loạt khách hàng 

Như vậy, bài viết đã mang đến hai mẫu email gửi báo giá khách hàng điển hình và dễ dàng áp dụng trong kinh doanh. Doanh nghiệp cũng đừng quên sử dụng phần mềm Salekit.io để tối ưu hóa quá trình gửi email báo giá cho khách hàng nhé!